Kennisportaal

Documentbeheer stelt technische bedrijven voor uitdagingen die over de grenzen van afdelingen en functies heen gaan. Technische producten en diensten moeten steeds sneller worden ontwikkeld. In veel bedrijven is het vaak nog zo dat productontwikkelaars, productiemedewerkers en verkopers met hetzelfde product bezig zijn, maar wel allemaal andere gegevens gebruiken. Documentmanagement is nauw verweven met bedrijfsprocessen en met het beheersen van relevante documenten. Bijzonder lastig is het feit dat veel activiteiten op projectbasis worden uitgevoerd. Concreet betekent dit dat een DMS documenten uit verschillende afdelingen en werkgebieden moet kunnen bundelen en specifieke functionaliteit moet bezitten om deze documenten compleet en up-to-date te houden.

Technische ondernemingen met zeer complexe processen ervaren gangbare documentmanagementsystemen vaak als ontoereikend. Aan hun technische productstructuren zijn de meest uiteenlopende documenten gekoppeld, zoals tekeningen, productdocumentatie en specificaties. De nauwe samenhang tussen al deze gegevens kan niet in een gewone mappenstructuur worden weergegeven. De informatie in de documenten (bijv. wijzigingsverzoeken) is gerelateerd aan technische componenten en aan informatie uit andere documenten (bijv. productdocumentatie) die niet met een gangbaar documentmanagementsysteem (DMS) kunnen worden beheerd.

Binnen de branche die toepassingen ontwikkelt voor het beheren van documenten en het visualiseren van productstructuren is er daarom onder de naam DMStec een nieuwe categorie documentmanagementsystemen geïntroduceerd. DMStec-systemen kunnen technische structuren weergeven en vormen samen met PLM de Product Data Backbone van een bedrijf. Deze dient op zijn beurt weer als basis om gedigitaliseerde processen weer te geven.

Met DMStec kunnen productiebedrijven alle productinformatie in overeenstemming met de structuur van het product opslaan en documenten gedurende het hele proces adequaat beheren en beheersen. Informatie over de structuur van componenten ontstaat normaal gesproken tijdens het ontwikkelproces en wordt daarna door de productie- en serviceafdelingen gebruikt. In CAD-, ERP-, PLM- en CRM-systemen wordt informatie echter maar zelden doorlopend beheerd en gestructureerd opgeslagen. Klassieke mappenstructuren met grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens zijn niet geschikt als Product Data Backbone en vormen geen basis voor versiebeheer of voor het goedkeuren of delen van documenten.

Wanneer een machine bijvoorbeeld vijf pompen van hetzelfde type bevat dan zijn de bijbehorende specificaties en gegevensbladen op vijf verschillende locaties in de mappenstructuur opgeslagen. Een wijziging moet dus op vijf plaatsen worden doorgevoerd. Met trefwoorden kan wel inzichtelijk worden gemaakt dat deze specificaties identiek zijn, maar een eenduidige relatie kan er via de ‘tag’ van een document niet worden gelegd. Dit kan alleen via de structuur van de machine, want die bestaat geheel los van een document. Daarom horen technische documenten bij de module van een machine net zoals het patiëntendossier bij een patiënt hoort.

Productstructuren ontstaan op basis van de technische aard of locatie van een installatie. Ze kunnen meerdere keren en onafhankelijk van elkaar bestaan. Productstructuren vormen een samenhangend geheel, waar documenten aan gekoppeld kunnen worden. Met behulp van verwijzingen wordt gewaarborgd dat informatie slechts één keer beschikbaar is en ook maar één keer wordt bewerkt.

Zo worden productstructuren, machines of infrastructuurprojecten los van het document beheerd. Met een klassieke mappenstructuur kan een bedrijf slechts op één manier naar de gemeenschappelijke gegevens kijken. Productstructuren laten dit principe los en bieden een dynamisch inzicht. Elk document komt slechts één keer voor en wordt met specifieke informatie opgeslagen en aan structuren met een logische samenhang gekoppeld. Het bevindt zich dus niet meer in een bepaalde map. De mappenstructuur is niet meer dan een (dynamisch) venster dat zicht biedt op het document.

Het is niet altijd doelmatig of effectief om iedereen toegang te geven tot alle informatie. Afdelingen of verantwoordelijken willen alleen informatie zien die relevant is voor hun eigen werk. En die is zeer verschillend. Productontwikkeling, orderverwerking, technische inkoop en service, maar ook het ondernemingsbestuur hebben allemaal andere informatiebehoeftes. DMS^tec waarborgt dat elk bestand maar één keer in de Product Data Backbone van het documentmanagementsysteem is opgeslagen en kan tegelijkertijd toch voor elke rol in de onderneming een passende weergave van relevante informatie en documenten creëren.

Ontwikkeling, productie en montage

Ontwikkelaars willen inzage hebben in native tekeningen, CAD-modellen, bedradingsschema’s resp. pcb-lay-outs van een component. Ze werken intensief met CAD- en CAE-tools en hebben hele andere documenten nodig dan de productie- en montageafdelingen. Die willen bijvoorbeeld toegang hebben tot explosietekeningen in PDF-formaat, modellen in JT-formaat, werkplanningen of montage- en productierapporten. Productontwikkeling heeft daardoor behoefte aan een andere weergave dan de productie- en montageafdelingen.

Projectleiders

Projectleiders die verantwoordelijk zijn voor een machine en voor een punctuele levering aan de klant hebben bepaalde documenten van de ontwikkelafdeling nodig, maar hoeven niet elk technisch detail te kennen. Ze maken zelf ook documenten, bijvoorbeeld notulen, middelenplanningen en calculaties, en bewaren correspondentie met de klant in een archief dat is beschermd tegen manipulatie. Projectleiders moeten een helikopterblik hebben en creëren hiervoor hun eigen perspectief op de ontwikkeldocumenten.

Inkoop en verkoop

Verkoopmedewerkers moeten toegang hebben tot alle contracten, correspondentie en reclamaties die bij een machine horen. Ook maken zij gebruik van documenten met een technisch karakter, zoals foto’s van een machine of 3D-modellen als voorbeeld voor klanten. Verder heeft sales inzage nodig in documenten uit het orderverwerkingsproces. Hierdoor ontstaat er weer een andere kijk op de beschikbare informatie.

Boekhouding en finance

Commerciële afdelingen genereren ook specifieke documenten. Bij de stukproductie worden hier bijvoorbeeld niet alleen offertes, bestellingen, orderbevestigingen of facturen voor bijvoorbeeld een verkochte machine verzameld, maar ook alle documenten voor projectplanningsdiensten en informatie over inkooponderdelen voor machines. Al deze documenten hebben betrekking op afzonderlijke componenten binnen de structuur van het product. Een inkoopmedewerker hoeft niet elk detail van een machine te kennen, maar hij of zij moet wel snel kunnen zien welk vervangend onderdeel er bij een storing besteld moet worden en daarbij ook nog eens op kwaliteit, kosten en levertijd letten. Toegang tot technische documenten is hiervoor een must. Ook hebben commerciële afdelingen een archief nodig dat is beschermd tegen manipulatie.

Service en onderhoud

Het leven van een machine begint op het moment dat deze bij de klant wordt geïnstalleerd en in bedrijf genomen. Hij kan alleen optimaal en tot tevredenheid van de klant functioneren als er regelmatig preventief onderhoud wordt gepleegd en storingen snel worden verholpen. Technische medewerkers op locatie hebben een digitale weergave van de machine nodig – ook wel digitale informatietweeling genoemd. Als er een pomp gerepareerd of vervangen moet worden, moet de technicus weten om welke pomp het precies gaat. Wat was de prijs van de pomp? Wie was de contactpersoon bij de leverancier? Zit er nog garantie op de pomp? Waar is de gebruiksaanwijzing? Bestaan er videohandleidingen? Sommige informatie staat op de factuur die in het ERP- of SCM-systeem is vastgelegd. Andere informatie is op een heel andere plek opgeslagen. Met DMS^tec-software kan deze informatie met een muisklik ook aan de onderhoudsingenieur beschikbaar worden gesteld – uniform, compleet en zonder dubbele gegevens.

Afb.: individuele weergaves van de verschillende afdelingen

Een totale weergave blijft mogelijk

Moderne DMS^tec-systemen zijn dus in staat verschillende weergaves te creëren om aan de eisen van de betrokken afdelingen te voldoen. Zonder een Product Data Backbone is dit technisch gezien niet mogelijk. Deze is vereist om relaties te kunnen leggen tussen productstructuren en productgerelateerde documenten en informatie. Aan de hand van een voorbeeld wordt nog een keer duidelijk gemaakt hoe belangrijk een end-to-end gegevensbasis is om individuele weergaves te kunnen creëren. Service en onderhoud bij de klant wordt doorgaans niet als integraal onderdeel van de productontwikkeling gezien. Als servicemedewerkers echter vaststellen dat er structurele problemen met het product zijn, dan moet dit in de weergave van ontwikkeling en productie tot uitdrukking komen. De Product Data Backbone informeert productontwikkelaars en productiemedewerkers via een interface met het service- en onderhoudssysteem dat een onderdeel of component gewijzigd moet worden.

Elk technisch product moet volledig worden gedocumenteerd en dient daardoor ook te worden beheerd. Fabrikanten zijn wettelijk verplicht om gedetailleerd aan te tonen hoe een machine is opgebouwd en hoe de componenten structureel aan elkaar gerelateerd zijn. Documentatie achteraf is niet mogelijk, maar moet parallel aan het ontwikkel- en productieproces gebeuren.

In de praktijk vormen offertes, bestellingen en orderbevestigingen in het ERP-systeem de eerste projectstructuren in technische bedrijven. Deze verwijzen vaak naar een standaardinstallatie die op projectbasis aan de specifieke eisen van de klant wordt aangepast. In het ideale geval wordt deze structuur doorgestuurd naar de DMStec-oplossing die vervolgens een leeg dossier aanmaakt: de machine- of levensloopmap. Deze wordt tijdens de productontwikkeling gevuld met informatie over de mechanische constructie (CAD-modellen, tekeningen, stuklijsten), het elektrisch ontwerp (schakelschema’s, pcb-lay-outs, externe specificaties), de projectfase (technische specificaties, contracten, tekeningen van de klant, productiegegevens, e-mailcorrespondentie) en de kwaliteitsborgingsfase (opleveringsprotocollen). De genoemde documenten zijn nu automatisch beschikbaar voor de klant en voor productmanagement, bijvoorbeeld als input voor de productieafdeling of voor service- en onderhoudsmedewerkers. Het resultaat is een informatietweeling van de machine die de productlevenscyclus over de grenzen van afdelingen, fabrieken en bedrijfslocaties heen inzichtelijk maakt. De basis voor documentatie en documentmanagement is gelegd.

Afb.: digitaal documenten beheren en beheersen van productontwikkeling tot service

Diepe integraties in authoringsystemen verhogen de datakwaliteit van een DMS^tec-oplossing

De kwaliteit van een goed functionerende DMS^tec-oplossing wordt mede bepaald door de mate waarin deze in belangrijke authoringsystemen kan worden geïntegreerd. Als het DMS^tec-systeem bijvoorbeeld e-mails als ‘correspondentie’ herkent, verzamelt het automatisch belangrijke metagegevens (onderwerp, ontvanger, afzender,…). Dubbele e-mails worden direct herkend – ook bij verzending aan tien ontvangers, wordt de e-mail slechts één keer in het systeem opgeslagen.

Bidirectionele interfaces met authoringsystemen maken het ook mogelijk om project- en artikelinformatie automatisch in de betreffende documenten over te nemen. Zo is aan het te wijzigen artikel niet alleen een wijzigingsverzoek gekoppeld en voor iedereen zichtbaar, maar worden ook het bijbehorende artikelnummer, het projectnummer, de auteur en andere gegevens automatisch uitgelezen, onafhankelijk van het systeem waarin de informatie wordt bijgehouden. Een end-to-end-weergave van de relaties tussen al deze gegevens staat garant voor een naadloos productontwikkelproces. De automatisering neemt werk uit handen en vermindert het aantal fouten.