Kennisportaal

In technische bedrijven is het tegenwoordig heel gewoon dat specialisten of projectteams op verschillende locaties samen aan de ontwikkeling van een product werken. Zij delen en bewerken vertrouwelijke documenten van uiteenlopende partners buiten de grenzen van het eigen bedrijf. Daarom moet Product Lifecycle Management (PLM-oplossing) als een totaaloplossing worden beschouwd – de essentie van Collaborative PLM. Daar waar informatie van de ene partij naar de andere gaat, zijn professionele uitwisselingstools vereist. E-mail en ftp waren tot nu toe het populairst, maar zij kennen veel nadelen: e-mailverkeer is onveilig en weinig geschikt voor het uitwisselen van vertrouwelijke documenten. Bij ftp worden bestandsversies gewoon overschreven zonder dat dit uitvoerig wordt gelogd. Bovendien is alleen up- en downloaden mogelijk. Dit maakt beide opties weinig geschikt voor het delen van grote bestanden in zakelijke omgevingen. Om nog maar te zwijgen van documentbeheer, documentbeheersing, versiebeheer, gebruikersbeheer en het inrichten van individuele projectruimtes.

Bestandsuitwisselingsplatforms als Dropbox zijn oorspronkelijk voor privégebruik ontwikkeld, maar kennen intussen ook vaak een zakelijke variant voor bedrijven. Toch voldoen deze platforms in de meeste gevallen niet aan de speciale eisen van technische ondernemingen, ook al bieden ze wat meer opties voor het beschermen van de vertrouwelijkheid van gegevens en voor het beheren van toegangsrechten.

Vertrouwelijke documenten moeten op verschillende niveaus worden beveiligd: zowel tijdens de gegevensoverdracht alsook bij het gecontroleerd wijzigen van bestanden. Het grootste nadeel van gangbare uitwisselingsplatforms is dat ze niet in het Collaborative-PLM-landschap van een onderneming zijn ingebed. Systemen zijn daardoor nog steeds van elkaar gescheiden. Processen die het werken met en uitwisselen van concepten, CAD-tekeningen, wijzigingsorders, aanbestedingen en andere technische documenten ondersteunen, zijn niet naadloos met elkaar verbonden.

Afb.: PROOM – veilig CAD-gegevens en technische documenten uitwisselen

In virtuele dataruimtes kunnen medewerkers van technische ondernemingen gecontroleerd bestanden raadplegen en bewerken. Virtuele dataruimtes zijn digitale platforms waar projectleden snel, efficiënt en veilig informatie kunnen delen. Ze vormen een echte uitkomst bij de ontwikkeling van producten. Tijdens deze fase wordt er intensief gecommuniceerd tussen engineeringafdelingen en externe (ontwikkel-) partners en staan collaborative werken, vertrouwelijkheid en integratie in bestaande systemen centraal. Naarmate producten technisch steeds complexer worden, moet er bij het uitwisselen van informatie ook aan strengere voorwaarden worden voldaan. Externe partners, klanten en leveranciers moeten gestructureerd, vol vertrouwen en vooral naadloos met elkaar kunnen samenwerken. Documentuitwisselingsplatforms voor zakelijke gebruikers verbinden interne en externe processen met elkaar en spelen zo precies op deze behoefte in. Via virtuele dataruimtes worden bestanden over de grenzen van systemen en ondernemingen heen veilig en transparant uitgewisseld.

Vooral technische bedrijven werken al met vaste structuren, processen en goedkeuringsprotocollen die uitstekend door een virtuele projectruimte kunnen worden weergegeven. Met een geavanceerd toegangsrechtenconcept kan de beheerder van een projectruimte exact configureren wat een projectlid op een bepaald moment met een document mag doen. Met behulp van geïntegreerde monitoringfuncties kunnen vervolgens alle activiteiten precies worden gevolgd. In de projectruimte kunnen ook CAD-gegevens of technische specificaties worden gesynchroniseerd, zodat engineers en ontwikkelpartners steeds de meest actuele bestanden ter beschikking hebben. Omdat de bestanden niet lokaal zijn opgeslagen (bijv. in het e-mailpostvak van een medewerker), zijn gebruikers van een virtuele projectruimte niet langer afhankelijk van andere projectleden. Verder maakt de sync-functie het offline bewerken van bestanden mogelijk.

Met de virtuele projectruimtes van PROOM worden administratieve taken tot een minimum beperkt en kunnen projectleden zich volledig op de inhoud van hun werk concentreren. Projecten worden zo sneller en met betere resultaten uitgevoerd in overeenstemming met de compliancerichtlijnen.

Teamwork staat of valt met uw workflow. Nu gratis PROOM testen.

Bedrijven die op meerdere locaties gebruik maken van een PDM/PLM-systeem kunnen (zoals bij PRO.FILE) op verschillende locaties samenwerken met behulp van een zogenaamde ‘Enterprise Transaction Orientated Replication’ (ETOR). Dit biedt teams die over de hele wereld verspreid zijn een schaalbare Collaborative PLM-oplossing.

Collaborative PLM is allang geen luxe meer, maar absolute noodzaak in een wereld waar niet alleen grote concerns, maar ook kleinere en middelgrote bedrijven in de machinebouw of autotoeleveringsindustrie producten op bedrijfslocaties over de hele wereld ontwikkelen. De samenwerking tussen internationaal verspreide teams moet gecoördineerd en gesynchroniseerd worden, zodat iedereen snel toegang heeft tot de meest actuele gegevens.

ETOR doet dit middels replicatie van de ontwikkelgegevens. Concreet betekent dit dat alle gegevens op elke bedrijfslocatie lokaal beschikbaar worden gesteld. Er hoeft dus niet met de centrale server gecommuniceerd te worden om CAD-gegevens te openen, lezen, bewerken, weergeven en opslaan. Dankzij moderne databasetechnologie wordt nog steeds het principe van productlevenscyclusbeheer (PDM/PLM-systeem) gevolgd, dat vereist dat alle gebruikers met een gemeenschappelijke gegevensbasis werken.

Met een krachtige database kan elke bedrijfslocatie met een eigen gegevensbasis werken en daarnaast alle CAD-modellen en andere ontwikkeldocumenten compleet lokaal weergeven. Dit betekent dat lezen, weergeven en opslaan steeds lokaal gebeurt. De lokale server stuurt de gegevens op de achtergrond naar alle andere bedrijfslocaties. Deze worden hierdoor zelfs onafhankelijker, want als de verbinding naar de centrale PLM-server een keer is verbroken kan er gewoon doorgewerkt worden. Zodra de verbinding weer is hersteld, worden de gegevens op de lokale en centrale servers automatisch gesynchroniseerd.

Replicatie maakt de samenwerking tussen internationale ontwikkelteams een stuk eenvoudiger. Het enige wat hiervoor vereist is, is dat lokale wijzigingen betrouwbaar aan de centrale database worden doorgegeven. Als dat het geval is, kunnen teams op verschillende locaties ook bij een onderbreking van de serververbinding doorwerken zonder dat de integriteit van de centrale gegevens wordt aangetast. Ze kunnen complete modules met één muisklik uitwisselen – veilig, foutloos en zonder wijzigingsconflicten.

Een Collaborative-PLM-oplossing moet processen over de grenzen van het bedrijf heen zuiver weergeven. De ontwerper kan voor elk product in het PDM/PLM-systeem productmappen maken volgens de structuur van het CAD-systeem, bijvoorbeeld AutoCAD, Autodesk Inventor, Creo, Solid Edge of Solidworks. De map wordt gevuld met tekeningen, stuklijsten, technische documentatie, calculaties etc. Zodra er een order binnenkomt, start automatisch het PLM-bestelproces. De projectleider slaat de nieuwe order met een uniek nummer op in het ERP-systeem. Dit nummer wordt vervolgens automatisch samen met de metagegevens van de order (klant, producttype en -nummer) naar het PDM/PLM-systeem gestuurd. Daar wordt een ordermap met dit nummer aangemaakt. De engineer ontvangt de orderspecificatie, kopieert de projectstructuur van de productmap naar de ordermap en brengt deze ‘tot leven’.

In de productmap zijn nu steeds de meest actuele tekeningen beschikbaar, terwijl in de ordermap precies zichtbaar is wat er werkelijk is gebouwd. Als het ontwerp klaar is, worden de tekeningen naar de productieafdeling gestuurd. In een register in het PDM/PLM-systeem wordt de productiestatus bijgehouden. Zo kan steeds worden nagegaan, wanneer welke tekening met welke versie naar de klant of naar de productieafdeling is gestuurd. Het resultaat is een transparant bestelproces vanaf het moment dat de order binnenkomt tot aan de ontwikkeling en de bouw van het product.

Met een PDM/PLM-systeem als Product Data Backbone kunnen op elk moment in het bestelproces activiteiten worden getraceerd en documentversies worden beheerd. Dit bewijst opnieuw de waardevolle kracht van een dergelijk systeem. Orders kunnen zo efficiënt en stipt worden afgewikkeld. Het speelt hierbij geen enkele rol meer of de betrokkenen in het binnenland of in het buitenland zitten en of ze in lokale of internationale teams werken.