Kennisportaal

De acroniemen PDM en PLM worden vaak in één adem genoemd. Net als bij het begrippenpaar DMS/ECM gaat het ook hier om verwante methoden die echter niet verward mogen worden, omdat PLM verder gaat dan PDM. Een Product Lifecycle Management-systeem (PLM-systeem) bouwt voort op PDM en stelt bedrijven in staat om productgegevens en informatiestromen te beheersen. PLM is niet zozeer een softwarecategorie, als wel een totaalconcept of een strategische aanpak van het ondernemingsbestuur om de levenscyclus van producten te optimaliseren door gegevens en documenten die in de loop van de tijd zijn gecreëerd, te gebruiken en te analyseren. Aan de ene kant is PLM-software de centrale basis voor productgegevens – Product Data Backbone – aan de andere kant dient ze als procesoplossing voor productlevenscyclusprocessen.

Het concept is gebaseerd op de allesomvattende benadering dat producten gedurende hun totale levensduur worden begeleid door productgerelateerde informatie. Productgegevens en documenten ontstaan al op het moment dat de eerste ideeën worden geschetst of de eerste specificaties worden vastgelegd. Daarna komen er nieuwe documenten uit de engineerafdelingen bij die vervolgens worden doorgestuurd voor productie, montage, onderhoud en inbedrijfstelling. Dit proces herhaalt zich bij uitbreidingen en wijzigingen, totdat het product eventueel uit de handel wordt genomen. Een effectieve en efficiënte PLM-managementstrategie beschrijft de manier waarop deze informatie beschikbaar moet worden gesteld om in een vroeg stadium van de desbetreffende fasen van de productlevenscyclus beslissingen te kunnen nemen.

Een sleutelrol in productontwikkeling en productmanagement

Bedrijven die activiteiten en medewerkers centraal inplannen en coördineren en hun documenten uniform beheersen, halen het meeste rendement uit hun processen en projecten. PROCAD heeft zijn Product Lifecycle Management (PLM) op dit beginsel gebaseerd. Het maakt PLM-software tot een strategisch instrument binnen de maakindustrie dat nauw is verweven met alle bedrijfsprocessen en een essentiële rol speelt bij het ontwikkelen en beheren van producten. Productiebedrijven zorgen met PLM-oplossingen voor transparante en consistente innovatieprocessen en dat leidt tot lagere kosten en een snellere time-to-market.

Bij het ontwikkelen van nieuwe producten in het kader van de digitalisering spelen ook nieuwe concepten van systeemengineering een rol. Tegenwoordig moet het bedrijfsmodel toenemend het uitgangspunt vormen bij de ontwikkeling van producten. Hiervoor is een brug vereist tussen de ontwikkeling in de respectieve afdelingen en het bedrijfsmodel. Systeemengineering als overkoepelend concept kan deze rol vervullen en PLM-systemen functioneren daarbij als belangrijkste technische hulpmiddel.

Het synchroniseren van artikelstamgegevens, stuklijsten en projectdata tussen engineering en productie is altijd een uitdaging. De oplossing heet PLM. In productiebedrijven gebeurt het regelmatig dat bedrijfsprocessen stokken. Dit komt omdat gegevens gescheiden zijn opgeslagen in datasilo’s en handmatig van het ene IT-systeem naar het andere worden overgeheveld. Opeens kloppen stuklijsten niet meer, zijn tekeningen verouderd of worden benodigde inkoopdelen te laat aan inkoop gemeld. Vaak moet de productieafdeling achteraf dan nog werk verrichten of in het ergste geval zelfs alles opnieuw produceren.

Gegevens synchroniseren

Engineers werken normaal gesproken met CAD-systemen en bewaren de gegevens in het PLM-systeem. Werkvoorbereiding, inkoop, materieelplanning en productie houden hun gegevens bij in het ERP-systeem. Het PLM-systeem dient als interface tussen CAD en ERP en integreert en synchroniseert zo de gegevens uit beide systemen.

Het PLM-systeem voert hierbij twee belangrijke taken uit:

• Het combineert de gegevens uit verschillende CAD-omgevingen, zoals MCAD- en ECAD-systemen (bijv. bij de bouw van schakelkasten). Hierdoor is er bij de PLM-oplossing PRO.FILE bijvoorbeeld maar één interface met het ERP-systeem nodig om ontwerpgegevens naar ERP over te hevelen.
• Het synchroniseert de mastergegevens van artikelen uit de engineeringafdelingen en die in het ERP-systeem waarmee werkvoorbereiding of de technische inkoopafdeling werken. Hierbij is het echter niet voldoende om gegevens nagenoeg ongecontroleerd uit te wisselen via Excel-tabellen of ASCII-bestanden. Processen moeten transparant worden beheerst en de uitwisseling van gegevens moet worden gedocumenteerd (monitoring).

Met een PLM-oplossing kunnen processen end-to-end worden beheerst. Vanaf het moment dat de order binnenkomt tot aan de ontwikkeling, productie en verkoop van het product hebben alle betrokkenen gecontroleerd toegang tot een uniforme centrale productdatabase. Het creëren van een Product Data Backbone is daarom een voorwaarde voor geïntegreerd PLM. Met de voortschrijdende digitalisering in technische bedrijven groeit het aantal interne systemen waarin informatie over producten worden gegenereerd en vastgelegd. Ook neemt de hoeveelheid data verder toe en worden gegevens steeds heterogener. Deze gegevensbronnen moeten worden geïntegreerd in de Product Data Backbone en leveren gedurende het gehele PLM-proces informatie.

Eendimensionale systemen voor PDM-, DMS- of CAD-datamanagement zijn tegenwoordig niet meer voldoende en vormen een doodlopende weg. Een uitweg uit deze digitale impasse leveren modulaire, vooraf geconfigureerde applicatiepakketten en services voor specifieke taken die via een digitaal platform worden gekozen en bij behoefte snel kunnen worden uitgebreid. Bedrijven zullen hier in de toekomst steeds vaker de voorkeur aan geven boven licenties voor afzonderlijke softwaretoepassingen. PRO.FILE van PROCAD is een dergelijk platform dat het pad van de evolutie van PLM in bedrijven volgt. Het is een schaalbare oplossing op basis van een gemeenschappelijke database, de Product Data Backbone, waarmee klanten verschillende diensten kunnen toevoegen voor bijv. tekeningbeheer, technisch documentbeheer, bestandsuitwisseling en verandermanagement.

Van documentbeheer naar procescontrole

Terwijl PDM en DMS in veel bedrijven al standaard zijn, blijft PLM vaak in de implementatiefase steken. Veel middelgrote en grote technische bedrijven willen namelijk geen geld uitgeven voor lange adviesprojecten, maar snel resultaten boeken.

Het efficiënter maken van de productlevenscyclus is in de meeste bedrijven een evolutionair proces. Documenten worden doorgaans in een productgegevens- of documentbeheersysteem (PDM-systeem met DMStec) beheerst op basis van de documentstatus, bijvoorbeeld ‘document in behandeling’ of ‘document vrijgegeven’. In bepaalde gevallen kan documentbeheersing via taken nog extra effect hebben.

Vooral engineeringbedrijven die terugkerende processen of processen met veel deelnemers willen beheersen en automatiseren, hebben er baat bij met zogenoemde PLM-taakmappen te werken. Processen binnen technische bedrijven worden namelijk begeleid door grote hoeveelheden gegevens en documenten. Daarom worden taken met de te verwerken gegevens en documenten samengevoegd tot een taakmap. Elke taak hoort wederom bij een proces of project dat gecontroleerd binnen een gepland tijdsbestek wordt voltooid. Door een dergelijke uitgebreide proceslogica kunnen deeltaken worden geautomatiseerd. Hiermee is de stap van documentbeheer naar procescontrole voltooid.

Taakmappen, processen en projecten die zijn gerelateerd aan een specifieke usecase (bijv. voor veranderingsmanagement) kunnen bij het PLM-systeem PRO.FILE bijvoorbeeld via een afzonderlijke add-on worden geautomatiseerd en beheerst. De eigenlijke PLM-processen worden daarbij geïmplementeerd met behulp van vooraf geconfigureerde applicatiepakketten. Ze bestaan uit formulieren, kant-en-klare processen, cockpits, rapporten en menu’s om de processen te bedienen waarmee projecten en processen worden bewaakt en beheerst. Bestpractice-applicatiepakketten moeten de implementatie van de betreffende klantspecifieke processen verkorten. Bedrijven hoeven hun PLM-processen dus niet helemaal opnieuw te ontwerpen. Dit is een goede oplossing voor wie snel aan de slag wil en geen tijd of geld heeft voor lange advies- en implementatieprojecten.

In het algemeen betekent taakbeheer meer procesbeheersing. De vrijheid wordt beperkt, maar tegelijkertijd wordt het naleven van regels en richtlijnen vergemakkelijkt en bevorderd. Het resultaat is meer compliance en procesautomatisering.

Vooral in technische bedrijven mogen PLM-processen die door software worden aangestuurd geen doel op zich zijn. Procesconsultants willen bedrijven er nog wel eens van overtuigen om alles wat met software kan worden weergegeven in IT-processen te ‘gieten’. Voor middelgrote en grote bedrijven in de maakindustrie is dit geen goede aanpak. Wie dit doet, verliest veel tijd en geld voordat er ook maar iets is geïmplementeerd. Sommige taken worden tot in het absurde geautomatiseerd vanwege vermeende besparingen. Ook de implementatie zelf is problematisch. Een gebrek aan kennis van proces- en veranderingsmanagement en hoge implementatiekosten maken bedrijven erg afhankelijk van dure adviseurs of leiden tot eeuwig durende projecten. Het gevolg is dat veel projecten worden afgebroken, voordat het nieuwe systeem wordt gebruikt.

De centrale vraag voor technische bedrijven is: Bij welke PLM-processen is automatisering rendabel en zinvol? Moeten PLM-processen met IT-oplossingen worden beheerst of niet? Het antwoord op deze vragen wordt onder andere bepaald door het aantal cycli en gebruikers en de zwaarte van de compliance-eisen. Zodra de PLM-processen met het grootste automatiseringspotentieel zijn geïdentificeerd, is het raadzaam om te kijken of er al een geautomatiseerd bestpractice-proces bestaat dat aansluit op de eigen eisen en wensen. In de praktijk is gebleken dat dit beter is dan met abstracte specificaties te beginnen die in de meeste gevallen toch weer worden verworpen.

Best practice is een beproefde procedure en een gevestigde methode om snel met nieuwe softwaretoepassingen in de praktijk te starten. U begint niet van nul af aan te programmeren, maar gebruikt wat elders al met succes is getest. PROCAD spreekt in deze context van vooraf geconfigureerde applicatiepakketten. Dit zijn speciaal op klanten in technische bedrijven afgestemde PLM-scenario’s die worden aangeboden onder de productnaam PRO.CEED.

Dergelijke vooraf geconfigureerde bestpractice-applicatiepakketten zijn de stuwende factor achter de evolutie van PLM in bedrijven en de volledige digitalisering van bedrijfsprocessen in de technisch-industriële omgeving – vanaf het pure CAD-datamanagement van de begindagen tot en met de digital thread die operations en engineering met elkaar verbindt en er zo voor zorgt dat informatie in bedrijfsprocessen wordt teruggekoppeld. Omdat de pakketten vooraf geconfigureerd zijn en individuele IT-processen stap voor stap kunnen worden toegevoegd, ontsnapt het bedrijf aan de typische ‘customizing trap’ met tijdrovende softwareaanpassingen.

De pakketten stellen de klant in staat om snel en eenvoudig PLM-scenario’s te implementeren. Deze zijn op aanvraag beschikbaar als onderdeel van de softwareonderhoudsovereenkomst. Voorbeelden hiervan zijn veranderings-, risico- en contractmanagement. Daarnaast kunnen de instrumenten worden gebruikt om verdere individuele applicatiepakketten te creëren, bijvoorbeeld voor compliance-, test-, performance- of kwaliteitsmanagement.

Veranderingsmanagement – processen automatiseren en de impact monitoren

Bij ontwikkelprojecten is het vrij normaal dat er op korte termijn nog iets veranderd moet worden. Dit kan zelfs de nauwkeurigste calculatie en de beste planning overhoop gooien. Bij handmatige veranderingsprocessen kan de wijziging nogal wat tijd in beslag nemen. Taakmappen bieden hier uitkomst. Processen beheersen doe je door taken aan productgegevens te koppelen. Zodra een taak wordt toegewezen, vindt de gebruiker alle belangrijke documenten en gegevens over een proces of project op één centrale plek. Door lopende productlevenscyclusprocessen of -projecten beter te coördineren worden doorlooptijden korter en is de kans op fouten bij samenhangende processen nagenoeg nihil.

Processen binnen Product Lifecycle Management (PLM-systeem) worden zo geautomatiseerd. Afwijkingen worden automatisch door het systeem gemeld en de gebruiker ziet op elk moment wat de status van een verandering is. Stappen in het veranderingsproces, zoals het versturen van documenten of het genereren van een impactmatrix (gevolgen van de verandering) kunnen ook weer geautomatiseerd worden. De werkelijke veranderingskosten zijn zo in een handomdraai inzichtelijk.

Voor veranderingsmanagement worden alle productgegevens, documenten, taken en procescontrole-informatie centraal beheerd in het PLM-systeem. Als deadlines onder druk komen te staan, triggert een geïntegreerd escalatiemodel de proces- of projectverantwoordelijken. Via de cockpit ziet de gebruiker op elk moment de actuele status van een wijziging.

Risicomanagement – risico’s identificeren, beheersen en tegengaan

Aan elk project, elke order en elk contract zijn risico’s verbonden. Deze staan met elkaar in verband, maar hebben ook betrekking op andere objecten, zoals contracten, andere relevante documenten, algemene voorwaarden, correspondentie of nevenafspraken. Risicomanagement heeft tot doel deze risico’s met passende maatregelen tot een minimum te beperken en toekomstige risico’s preventief te bestrijden.

In de afgelopen jaren is integriteit en compliance steeds belangrijker geworden, waardoor bedrijven steeds meer verplichtingen krijgen. Talloze nationale wetten, internationale richtlijnen, maar ook zelf opgelegde regels stellen strenge eisen aan de documentatie binnen een bedrijf. Product Lifecycle Management-systemen (PDM/PLM-systemen) bieden een solide oplossing voor het naleven van documentatieplichten. Als een PDM/PLM-systeem is ontworpen als DMStec, zoals PRO.FILE, is het bijzonder geschikt omdat het een productdatabase vormt voor alle gegevens en documenten, niet alleen die van de ontwerpafdeling. Met deze oplossing kunnen bedrijven een betrouwbaar risicomanagementsysteem toevoegen en integreren in het PLM-proces.

Als eerste worden alle documenten die relevant zijn voor een risico centraal opgeslagen in een risicomap in het PDM/PLM-systeem. Op basis van deze documenten kunnen de daaruit voortvloeiende risico’s worden verzameld, beoordeeld en van een prioriteit worden voorzien. Vervolgens worden ze in categorieën ingedeeld en kunnen er eerste maatregelen worden gepland om ze tot een minimum te beperken. Een snel waarschuwingssysteem geeft de status van de maatregelen weer en verstrekt informatie bij escalaties. Risico’s worden zo vroeg herkend en kunnen doorlopend met tegenmaatregelen worden voorkomen.

Het PDM/PLM-systeem PRO.FILE heeft een risico-cockpit waarin gebruikers projecten en contracten met de drie stoplichtkleuren in risicocategorieën kunnen indelen en tevens de maatregelen kunnen evalueren. Hierdoor kan een uniforme beoordelingsmethodiek worden toegepast en kunnen doelstellingen door auditproof procesbeheer worden nageleefd. De ervaring die hierbij wordt opgedaan, dient tegelijkertijd weer als input voor de ontwikkeling van nieuwe strategieën voor risicobeperking.

Ondernemingen kunnen in de PDM/PLM-software bijvoorbeeld complexe vrijgaveflows voor betalingsprocessen met autoriteiten weergeven. In de luchtvaartsector moet in sommige gevallen elke wijziging aan een component worden goedgekeurd door de nationale luchtvaartautoriteiten en eventueel ook nog door andere instanties. De producent moet deze wijzigingen documenteren in testplannen, onderhoudsinstructies, vluchthandboeken en andere documenten. Vaak moet een document meerdere vrijgaveprocessen doorlopen. In het PDM/PLM-systeem kan het bedrijf de logica van deze processen in het kader van risicomanagement weergeven en zo precies volgen welke medewerker een te controleren document heeft gemaakt en vrijgegeven.

Contractmanagement – inzicht in alle contracten met geïntegreerd escalatiemanagement

Een contract vormt de basis voor de zakelijke relatie van een onderneming met zijn klanten, leveranciers, partners en andere externe partijen. Een productlevenscyclusbeheerproces moet op het juiste moment en op de juiste locatie aan de juiste persoon inzicht verschaffen in contractgegevens. Dit is alleen mogelijk wanneer contracten centraal worden beheerd. Zonder de nodige transparantie worden termijnen en andere contractuele verplichtingen na het sluiten van het contract meestal snel weer vergeten. Een als DMStec ontworpen PDM/PLM-systeem kan alle soorten contractuele documenten weergeven.

In bedrijven sluit bijna elke afdeling zijn eigen contracten. Deze worden dus niet centraal beheerd, maar op elke afdeling apart bewaard. Juist op het moment dat je ze nodig hebt, zijn ze vaak maar moeilijk terug te vinden. Ook is niet altijd duidelijk of verschillende afdelingen dezelfde voorwaarden hanteren bij dezelfde leverancier. Het strekt tot voordeel als inkoop eenvoudig kan zien hoeveel contracten er met welke ondernemingen zijn gesloten en in hoeverre deze verschillende voorwaarden bevatten. Op basis van deze informatie kunnen contracten eenvoudiger gebundeld en gestandaardiseerd worden met als doel betere contractvoorwaarden af te dwingen.

Het komt maar wat vaak voor dat een opzegtermijn ongewild wordt verlengd, omdat het betreffende document niet beschikbaar is en de looptijd onbekend is. Bij veel ondernemingen leidt dit telkens weer tot onnodige extra kosten.

In een PDM/PLM-systeem kunnen bedrijven alle orders, projecten en producten die betrekking hebben op een contract samen met de bijbehorende contractuele documenten digitaal op één plek beheren. Het geavanceerde contractmanagementsysteem biedt de gebruiker een compleet en transparant inzicht in de inhoud van contracten. Het systeem meldt tijdig dat een contract afloopt. Opzegtermijnen hoeven niet langer schriftelijk of in Excel-tabellen te worden vastgelegd, maar worden automatisch via een escalatiemechanisme onder de aandacht gebracht.

Het Product Lifecycle Management-systeem (PLM-systeem) biedt ook standaardteksten en -formulieren om snel contracten te maken. Via contractmanagement wordt de gebruiker vanaf het moment dat het contract wordt opgesteld tot aan de ondertekening door het proces geleid. Dit zorgt voor kortere doorlooptijden en iedereen kan op elk moment zien waar een contract zich bevindt en welke status het heeft. Geavanceerde opties voor het verlenen van toegangsrechten waarborgen dat alleen gebruikers met de juiste rechten toegang tot contractuele documenten hebben.