Campo di conoscenza

Negli studi d’ingegneria meccanica, la questione della gestione dei documenti rappresenta una sfida che deve essere gestita a livello interdipartimentale e intradisciplinare. Lo sviluppo di prodotti e servizi tecnici avviene in tempi sempre più ristretti. In molti casi, in realtà, sviluppo, produzione e vendite lavorano allo stesso prodotto su una base di dati diversi. La gestione dei documenti è direttamente legata ai flussi di lavoro e al controllo dei relativi documenti. Il modo di lavorare, spesso orientato al progetto, determina obblighi specifici per i sistemi di gestione dei documenti. I documenti delle diverse discipline e dei diversi settori devono essere riuniti e tenuti sempre completi e aggiornati.

Gli ambienti estremamente complessi presenti nelle aziende incentrate sui prodotti spingono regolarmente ai loro limiti i sistemi di gestione documentale tradizionali. In queste aziende, le strutture tecniche dei prodotti si scontrano con una miriade di documenti tecnici quali disegni, documentazione dei prodotti e specifiche. Le informazioni che contengono sono strettamente integrate in un contesto strutturale che non può essere rappresentato dalla semplice memorizzazione di singoli documenti. Le informazioni che trasmettono, ad esempio le richieste di modifica, sono legate a parti tecniche e con esse ad altre informazioni contenute in altri documenti, come la documentazione del prodotto, che non possono essere gestite in sistemi di gestione documentale convenzionali (DMS).

Per questo campo di applicazione che gestisce i documenti ma che mette anche in relazione le strutture tecniche dei prodotti, si è affermata una categoria molto specifica del Data Management System (DMS) chiamata”DMS^tec“. I sistemi DMStec consentono alle aziende di modellare le strutture tecniche. In combinazione con i sistemi PLM, formano un Product Data Backbone che a sua volta funge da base per la modellazione dei flussi di lavoro digitali.

L’approccio DMS^tec consente alle aziende manifatturiere di strutturare le informazioni di prodotto in funzione della struttura del prodotto e di realizzare un controllo e una gestione adeguati dei documenti per le procedure di lavoro convenzionali. Le informazioni relative alla struttura di un componente vengono tradizionalmente generate nella fase di sviluppo per essere utilizzate poi durante la fase di produzione e vendita. Tuttavia, i sistemi CAD, ERP e PLM, come pure i sistemi CRM, operano in rarissimi casi con un‘archiviazione gestita in modo sistematico e strutturato. Le classiche strutture a cartella, contenenti una gran quantità di dati archiviati in maniera non strutturata, non sono adatte a fornire un Product Data Backbone strutturato e a creare una base per gestire versioni, flussi di approvazione e collaborazione.

Ad esempio, la specifica di una pompa montata in un impianto in cinque punti diversi sarà presente anche nella struttura a cartella in cinque punti diversi e bisognerà intervenire su ciascuno di essi in caso di modifica. Che tali specifiche siano identiche, può essere stabilito mediante tag e parole chiave uguali, tuttavia il loro rapporto non si desume in modo del tutto evidente attraverso il “tag” di un documento. Si capisce che si tratta dello stesso documento solo attraverso la struttura dell’impianto in quanto essa è indipendente dal documento. È per questo motivo che i documenti tecnici fanno parte dell’assieme di un impianto, così come la cartella medica fa parte della storia del paziente.

Le strutture del prodotto sono determinate dal carattere tecnico dell’impianto o dal luogo d’installazione. Ci possono essere strutture molteplici, indipendenti l’una dall’altra.  Esse creano un collegamento in cui vengono memorizzati i documenti. I link controllano le fasi di lavoro attraverso i collegamenti e fanno sì che la stessa informazione sia presente e venga elaborata soltanto una volta.

In tal modo una struttura di prodotto, un impianto o un oggetto d’infrastruttura vengono gestiti in modo indipendente dal documento. Le strutture di prodotto distolgono il focus dalla struttura a cartella orientata dal file system muovendosi verso visioni dinamiche su un database comune. Ciascun documento appare solo una volta nel sistema, viene depositato con informazioni specifiche e collegato in strutture con un collegamento logico. Non si trova in una cartella prestabilita, piuttosto la struttura a cartella è una visione (dinamica) del documento.

Non è sempre produttivo o efficace rendere tutte le informazioni disponibili a tutti. I singoli dipartimenti e i responsabili dei ruoli hanno bisogno di informazioni pertinenti al loro lavoro. Le esigenze di informazione possono variare notevolmente a seconda che si lavori nello sviluppo, nella gestione degli ordini, negli acquisti tecnici, nell’assistenza o nella gestione aziendale. Con DMStec, diventa possibile assegnare a ciascun ruolo dell’azienda la propria visione specifica delle informazioni e dei documenti, assicurandosi che ogni file sia gestito solo una volta all’interno del Product Data Backbone fornito dal sistema di gestione dei documenti.

Visioni diverse: sviluppo, progettazione, produzione e assemblaggio

I reparti di progettazione costruiscono la loro visione basandosi sui disegni nativi, modelli CAD, piani di cablaggio o schemi PCB di un componente lavorando intensamente con strumenti CAD e CAE. I documenti che fanno parte delle loro routine quotidiane, tuttavia, differiscono ampiamente da quelli utilizzati nella produzione o nel reparto assemblaggio. Qui si concentrano per lo più su documenti quali, ad esempio, disegni presentati come esploso in formato PDF o come modelli semplificati in formato JT, piani di lavro o report di assemblaggio e produzione. La visione richiesta dai team di progettazione e sviluppo è completamente diversa rispetto a quella dei colleghi di produzione e assemblaggio.

La visione del responsabile di progetto

I responsabili di progetto che sovrintendono ad una consegna puntuale dell’impianto di un cliente avranno sicuramente necessità di accedere anche ad alcuni documenti creati dai reparti di sviluppo, sebbene non siano interessati ad entrare in tutti i dettagli tecnici. Anche loro generano documenti come, ad esempio, verbali di riunione, piani delle risorse e calcoli e memorizzano la corrispondenza con il cliente negli archivi in modo da mantenere traccia dell’iter. Ai responsabili di progetto serve una vista a volo d’uccello che consenta di creare una propria visione dei documenti di sviluppo.

La visione dei reparti vendita e acquisti

I team di vendita devono essere in grado di accedere a tutti i contratti, alla corrispondenza e ai reclami relativi ad un impianto. Essi richiederanno inoltre l’accesso a documenti più tecnici come foto di un macchinario o modelli 3D che possano essere utilizzati come riferimento per altri clienti. Spesso chi lavora alle vendite vorrà poi consultare di volta in volta anche i documenti di gestione degli ordini della propria azienda. Anche ciò aiuta a definire una propria visione specifica. 

La visione della gestione contabile e finanziaria

Anche i reparti commerciali lavorano con documenti molto specifici. Un esempio è la produzione su commessa: nel reparto contabilità confluiscono non solo tutte le offerte, le commesse, le conferme d’ordine e le fatture relative, ad esempio, a un impianto venduto, ma anche tutti i documenti che dettagliano i servizi di progettazione e le parti acquistate installate nell’impianto o nella macchina. Ognuno di questi documenti è correlato ai singoli componenti trovati nella struttura del prodotto. Anche se gli acquirenti non hanno bisogno di conoscere ogni singolo dettaglio di una macchina, devono però avere una conoscenza sommaria di ogni pezzo di ricambio che potrebbe essere necessario ordinare per correggere un difetto. Devono essere in grado di farlo scegliendo il componente di qualità migliore, a un costo ragionevole e con tempi di consegna veloci. È per questo indispensabile garantire l’accesso ai documenti tecnici. Inoltre, i reparti commerciali devono disporre di un sistema di archiviazione che permetta loro di mantenere traccia di audit completi.

La visione di assistenza e manutenzione

Il ciclo di vita di un impianto inizia una volta installato e messo in funzione presso la sede del cliente. La chiave per il funzionamento ottimale e la soddisfazione del cliente, tuttavia, risiede nella manutenzione preventiva e in riparazioni tempestive nel caso qualcosa vada storto. I tecnici sul campo devono essere dotati di una rappresentazione digitale – nota anche come gemello digitale dell’informazione – dei macchinari su cui stanno lavorando. Se, per esempio, stanno eseguendo lavori di manutenzione e devono riparare o sostituire una pompa, non possono farlo senza sapere con quale pompa particolare hanno a che fare. Quanto è costata? Chi era la persona di contatto dal fornitore? È ancora in garanzia? Dove posso trovare il manuale di installazione? Ci sono tutorial video da usare? Alcune di queste informazioni sono contenute nella fattura memorizzata nei sistemi ERP o SCM mentre altre sono archiviate in posizioni completamente diverse. Con una soluzione DMStec, basta un clic per fornire agli ingegneri di manutenzione informazioni coerenti e complete senza ridondanze.

Fig.: Visioni personalizzate per reparto

La visione d’insieme rimane

Ciò dimostra che i moderni sistemi DMStec consentono visioni diverse in modo da soddisfare le richieste e le esigenze dei vari reparti di un’azienda. Ma nulla di tutto ciò sarebbe tecnicamente fattibile senza il Product Data Backbone. Un sistema non può esistere senza l’altro. Il Product Data Backbone è l’unico modo per stabilire le diverse relazioni tra le strutture del prodotto, i documenti relativi ai prodotti e le informazioni in essi contenute. Il seguente esempio illustrerà il motivo per cui questa visione d’nsieme è così importante nel contesto di visioni individuali: la realizzazione delle chiamate di servizio presso il cliente solitamente non fa parte del processo di progettazione del prodotto. Se, tuttavia, si riscontra un difetto sistematico nel prodotto durante una chiamata di servizio, queste informazioni devono essere riportate nuovamente nella visione dello sviluppo, della progettazione e della produzione. Attraverso il suo collegamento al sistema di gestione delle chiamate di servizio, Il Product Data Backbone informa i rispettivi responsabili dei processi che una parte o un componente richiede delle modifiche.

Qualsiasi prodotto tecnico richiede una documentazione completa e la gestione dei documenti. I produttori sono obbligati per legge a fornire informazioni dettagliate su come viene costruito un impanto e su come i singoli componenti sono strutturalmente collegati tra di loro. Tale documentazione non può essere creata a posteriori ma deve essere generata parallelamente al processo di sviluppo e produzione.

Nella pratica, le prime strutture del progetto vengono generate, ad esempio, da offerte, ordini e conferme d‘incarico in ERP. Esse fanno spesso riferimento ad un impianto standard che deve poi essere adattato alle esigenze specifiche del cliente. Idealmente, queste strutture vengono trasferite a DMS^tec e creano in esso un dossier vuoto della macchina o del ciclo di vita dell’impianto. Durante la creazione del prodotto, esso verrà riempito con documenti inerenti alla progettazione meccanica (modelli CAD, disegni, distinte base di progettazione), alla progettazione elettrica (circuiti, schemi PCB, data sheet esterne), al progetto (capitolati d’oneri, contratti, disegni cliente, schede prodotto, corrispondenza elettronica), alla gestione della qualità (protocolli di collaudo). Successivamente, i documenti sono automaticamente disponibili per il cliente e per la gestione del prodotto, ad esempio, la produzione, manutenzione, riparazione e assistenza. In questo modo viene generato un gemello informativo di una macchina o di un impianto il cui intero ciclo di vita può essere tracciato in modo trasparente in tutte le discipline, i dipartimenti e le sedi. Sono state gettate le basi per la documentazione e la gestione dei documenti.

Fig.: Gestione e controllo dei documenti digitali dalla creazione del prodotto all’assistenza

La profonda integrazione con i sistemi di authoring aumenta la qualità dei dati di una soluzione DMS^tec

La qualità di una soluzione DMS^tec ottimizzata è anche determinata dalla sua capacità d’integrazione con sistemi di authoring importanti. Se, per esempio, il sistema DMS^tec è in grado di riconoscere le e-mail come “corrispondenza”, leggerà automaticamente metadati importanti (oggetto, destinatario, mittente, ecc.). I doppioni verranno identificati immediatamente, il che significa che anche se una e-mail è stata inviata a dieci destinatari diversi, sarà memorizzata solo una volta nel sistema.

Le integrazioni bidirezionali con i sistemi di authoring assicurano anche il trasferimento automatizzato di informazioni su progetti e articoli nei relativi documenti. Di conseguenza, una richiesta di modifica tecnica non è solo collegata all’articolo da modificare e visibile a tutti i soggetti coinvolti; il sistema leggerà automaticamente anche il numero dell’articolo, il numero del progetto, l’autore, …. corrispondenti, a prescindere dal sistema in cui viene effettuata la manutenzione di tali informazioni. Stabilire il collegamento di queste informazioni per l’intero sistema serve a creare un processo di ingegnerizzazione del prodotto veramente completo. L’automazione riduce il dispendio di energia e denaro e limita la percentuale di errore.