DMS[sup]tec[/sup]-System

Das Thema Dokumentenmanagement für technische Unternehmen ist eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Die Entwicklung technischer Produkte und Dienstleistungen finden unter immer größerem Zeitdruck statt. Realität in vielen Fällen: Die Entwicklung, die Produktion und der Vertrieb arbeiten am gleichen Produkt, aber auf einer unterschiedlichen Informationsbasis. Dokumentenmanagement ist unmittelbar verbunden mit Arbeitsprozessen und der Lenkung von zugehörigen Dokumenten. Besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement bestehen durch die häufig projektorientierte Arbeitsweise. Unterlagen aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen dabei zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden.

In hochkomplexen Umgebungen technischer Unternehmen stoßen herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme regelmäßig an ihre Grenzen. In solchen Firmen treffen technische Produktstrukturen auf verschiedenste technische Dokumente wie z.B. Zeichnungen, Produkt-Dokumentationen oder Spezifikationen. Diese Informationen stehen in einem engen Strukturzusammenhang, der über die einfache Ablage von einzelnen Dokumenten nicht dargestellt werden kann. Die Informationen solcher Dokumente wie z.B. Änderungsanträge haben einen Zusammenhang zu technischen Bauteilen und wiederum zu anderen Informationen aus Dokumenten wie der Produktdokumentation, die in herkömmlichen DMS nicht zu verwalten sind.

Interview mit dem Experten zu DMS^tec – Dokumentenmanagement für technische Unternehmen

Für den Anwendungsbereich, der Dokumente verwaltet, aber auch technische Produktstrukturen in Beziehung setzt, hat sich unter dem Begriff „DMS^tec“ daher eine spezielle Kategorie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) etabliert. DMS^tec-Systeme erlauben die Abbildung technischer Strukturen und bilden gemeinsam mit PLM das Product Data Backbone eines Unternehmens, das wiederum die Basis für die Abbildung digitalisierter Abläufe darstellt.

Mit DMS^tec auch vom Home-Office aus auf geschäftsrelevante Dokumente zugreifen

Ausreichend Notebooks und eine gute Internetanbindung – sie sind die Basis, auf der Unternehmen ihre Beschäftigten von zuhause aus arbeiten lassen zu können. Um die im Büroalltag etablierten und gelebten Prozesse auch im Home-Office aufrecht zu erhalten, müssen Firmen jedoch zunächst die notwendige Ausgangssituation schaffen. Denn die Realität sieht oft anders aus: Beschäftigte kopieren sich wichtige Dokumente auf den USB-Stick, um sie zu Hause zu bearbeiten. Oder sie schicken sich die Unterlagen per E-Mail – was im Prinzip auf das Gleiche hinausläuft. Dann aber ist das zentrale Prinzip eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) durchbrochen: Dokumente zentral vorzuhalten und durch Versionierung sowie Check-in/Check-out-Mechanismen zu verhindern, dass Dubletten entstehen und Zwischenbearbeitungsstände verloren gehen.

In technischen Unternehmen vermögen Systeme der Kategorie DMS^tec zusätzlich technische Produktstrukturen abzubilden und sie untereinander in Beziehung zu setzen. Gemeinsam mit dem PLM bilden DMS^tec das Product Data Backbone eines Unternehmens – eine einheitliche Informationsbasis, auf welche alle Abteilungen, die am gleichen Produkt arbeiten (Entwicklung, Produktion, Vertrieb…) gemeinsam zugreifen und sie als Ausgangspunkt für die Abbildung digitalisierter Abläufe nutzen. Wenn viele Beschäftigte aus dem Home-Office arbeiten, ist ein solches zentrales Datenrückgrat essentiell für die Aufrechterhaltung wichtiger betrieblicher Geschäftsabläufe. Lokal kopierte, ausgelagerte Dateien durchbrechen dieses Prinzip fundamental.

Mit einem DMS^tec greifen alle – egal, ob sie im heimischen Arbeitszimmer oder am Fertigungsterminal sitzen –, auf denselben zentralen Dokumentenpool zu. Sie recherchieren darin, bearbeiten Schriftstücke, leiten sie weiter und archivieren sie. Legt die Vertriebsmitarbeiterin in ihrem CRM-System im Home-Office etwas im DMS^tec ab, hat sofort auch der Kollege in der Buchhaltung aus seiner ERP-Anwendung darauf Zugriff – ebenso wie die Konstruktionsabteilung, die aus ihrem CAD-Programm heraus auf Informationen im DMS^tec/PLM zugreift. Dieses muss sich folglich tief in die vorhandene IT-Landschaft im Unternehmen integrieren.

Viele PRO.FILE Nutzer haben mit der Anbindung verteilter Standorte an ihre zentrale System-Installation bereits Erfahrungen gesammelt, von denen sie enorm profitieren: Der effiziente Geschäftsbetrieb ist zu jeder Zeit und von jedem Ort sichergestellt, dank digitalisierter Abläufe, die auf einem zentralen Product Data Backbone aufsetzen.

Durch den DMS^tec-Ansatz können fertigende Unternehmen Produktinformationen entsprechend des Produktaufbaus strukturieren und eine sachgerechte Dokumentenverwaltung und -lenkung für die typischen Arbeitsabläufe durchführen. Strukturinformationen zu einem Bauteil entstehen traditionell in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. CAD-, ERP- und PLM- sowie CRM-Systeme arbeiten aber in den seltensten Fällen mit einer durchgängig gemanagten und strukturierten Ablage. Klassische Ordnerstrukturen mit ihrer großen Menge darin abgelegter unstrukturierter Daten sind nicht geeignet, um ein strukturiertes Product Data Backbone bereit zu stellen und eine Basis für Versionen, Freigaben und Kollaboration zu schaffen.

Die Spezifikation einer Pumpe zum Beispiel, die in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut ist, liegt folglich an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Im Fall einer Änderung muss die Spezifikation also an fünf Stellen angepasst werden. Dass diese Spezifikationen identisch sind, lässt sich zwar über Verschlagwortung herstellen, vollends eindeutig ist ihr Zusammenhang über den „Tag“ eines Dokumentes jedoch nicht herstellbar. Nur über die Struktur der Anlage, denn diese ist zunächst einmal unabhängig von einem Dokument, ist erkennbar, dass es sich um dasselbe Dokument handelt. Deshalb gehören technische Dokumente zu der Baugruppe der Anlage, so wie die Patientenakte zum Patienten gehört.

Produktstrukturen bilden sich durch die technische Ausprägung der Anlage oder ihren Aufstellort. Es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Sie stellen einen Zusammenhang dar und die Dokumente werden darin abgelegt. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird.

In diesem Sinne werden eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt in einer vom Dokument losgelösten Form verwaltet. Produktstrukturen lenken den Fokus weg von der Filesystemorientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument taucht im System nur einmal auf, wird mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Es liegt nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine (dynamische) Sicht auf das Dokument.

Jedem alle Informationen zur Verfügung zu stellen, ist nicht immer zielführend und effektiv. Einzelne Abteilungen oder Rollenverantwortliche brauchen genau die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und diese Informationen unterscheiden sich in der Entwicklung, Auftragsabwicklung, im technischen Einkauf, im Service und in der Unternehmensführung. Mit DMS^tec wird es möglich, jeder Rolle im Unternehmen eine passende Sicht auf die jeweils relevanten Informationen und Dokumente zu geben, und gleichzeitig sicherzustellen, dass jede Datei nur einmal im Product Data Backbone des Dokumentenmanagementsystems verwaltet wird.

Die Sichten der Entwicklung, Konstruktion, Fertigung und Montage

Die Konstruktionsabteilungen gestalten sich ihre Sicht auf die nativen Zeichnungen, CAD-Modelle, Verkabelungspläne bzw. Platinen-Layouts einer Komponente. Sie arbeiten intensiv mit den CAD- und CAE-Tools. Unterlagen, mit denen sie tagtäglich arbeiten, unterscheiden sich jedoch deutlich von den Unterlagen, die in der Produktion und in der Montage benötigt werden. Dort stehen beispielsweise Zeichnungen als Explosionsdarstellung im PDF-Format, als vereinfachte Modelle in JT, Arbeitspläne, oder Montage- und Fertigungsberichte im Mittelpunkt. Die Sicht der Konstruktions- und Entwicklungsabteilung unterscheidet sich daher von der Sicht der Fertigungs- und Montageabteilung.

Die Sicht der Projektleiter

Die Projektleiter, die für eine Kundenanlage und deren rechtzeitige Auslieferung verantwortlich sind, benötigen sicherlich auch einige der Unterlagen aus den Entwicklungsabteilungen – aber nicht jedes technische Detail. Sie erzeugen selbst ebenfalls Dokumente, wie Besprechungsprotokolle, Ressourcenpläne und Kalkulationen und speichern die Kundenkorrespondenz im revisionssicheren Archiv ab. Die Projektleiter brauchen eine Helikopterperspektive und gestalten sich so ihre Sicht auf die Entwicklungsunterlagen.

Die Sicht des Vertriebs und der Einkäufer

Der Vertrieb benötigt alle zu einer Anlage gehörenden Verträge und Korrespondenzen sowie die Reklamationen. Auch techniknahe Unterlagen, wie Fotos einer Maschine oder 3D-Modelle, werden benötigt, die als Referenz für andere Kunden dienen können. Außerdem muss der Vertrieb oftmals auf die Unterlagen der Auftragsabwicklung zugreifen. Auch dies definiert eine eigene Sicht.

Die Sicht im Rechnungswesen und der Finanzverwaltung

Die kaufmännische Abteilung hat ebenfalls besondere Dokumente. Hier fließen z.B. in der Einzelfertigung nicht nur die Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigung oder Rechnungen für z.B. eine verkaufte Anlage zusammen, sondern auch alle Unterlagen für Projektierungsdienstleistungen sowie die Zukaufteile, die in einer Anlage oder Maschine verbaut werden. Alle diese Unterlagen haben einen Bezug zu einzelnen Komponenten innerhalb der Produktstruktur. Ein Einkäufer muss nicht alle Details einer Maschine kennen, er muss aber schnell begreifen, welches Ersatzteil zu bestellen ist. Wenn eine Störung vorliegt muss das Ersatzteil in der bestmöglichen Qualität, zu tragbaren Kosten und unter Einhaltung der kürzesten Liefertermine vorliegen. Deshalb muss der Zugriff auf technische Dokumente sichergestellt werden. Darüber hinaus brauchen die kaufmännischen Abteilungen ein revisionssicheres Archiv.

Die Sicht von Service und Wartung

Das Leben einer Anlage beginnt, wenn sie beim Kunden installiert und in Betrieb genommen wird. Ein optimaler Betrieb und Kundenzufriedenheit werden sich erst dann einstellen, wenn die Anlage vorausschauend gewartet und bei Störungen schnell repariert wird. Die Techniker vor Ort brauchen das digitale Abbild der Maschine – den sogenannten digitalen Informationszwilling. Wird im Rahmen der Instandhaltung eine Pumpe repariert oder ausgetauscht, so muss der Techniker in der Tat wissen, um welche Pumpe es genau geht. Welchen Preis hatte sie? Wer war der Ansprechpartner beim Lieferanten? Gibt es noch Garantie? Wo ist die Installationsanleitung? Gibt es Video Tutorials dazu? Einige der benötigten Informationen stehen in der Rechnung, die im ERP-System oder SCM-System steckt. Andere liegen ganz woanders. Über eine DMS^tec-Software können sie einfach per Mausklick auch dem Wartungsingenieur zur Verfügung gestellt werden – einheitlich, vollständig und ohne Redundanz.

Grafik: Individuelle Sichten der Abteilungen

Die Gesamtsicht bleibt

Moderne DMS^tec-Systeme lassen also unterschiedliche Sichten zu, um die Interessen und Anforderungen der Abteilungen abzubilden. Ohne den Product Data Backbone wäre dies allerdings technisch nicht möglich. Beide gehören also zwingend zusammen. Nur mit dem Product Data Backbone als Basis lassen sich die diversen Zusammenhänge zwischen Produktstrukturen, produktnahen Dokumenten und Informationen herstellen. Warum diese Gesamtsicht im Kontext von Einzelsichten so wichtig ist, soll an einem Beispiel nochmals erläutert werden: Die Abwicklung von Serviceeinsätzen beim Kunden ist in der Regel nicht Bestandteil der Produktentstehung. Wird bei Serviceeinsätzen allerdings ein systematischer Produktmangel festgestellt, muss diese Information in die Sicht der Entwicklung, Konstruktion, Fertigung zurückgemeldet werden. Das Product Data Backbone stellt über seine Verbindungen zu Serviceeinsatz-Systemen die Information bereit, dass an einem Teil oder einer Komponente Änderungen vorzunehmen sind.

Für jedes technische Produkt ist eine komplette Dokumentation und somit Dokumentenverwaltung gefordert. Hersteller müssen per Gesetz bis ins Detail nachweisen können, wie eine Anlage aufgebaut ist und wie die Komponenten strukturell verknüpft sind. Diese Dokumentation kann nicht im Nachlauf erstellt werden, sondern muss parallel zum Entwicklungs- und Herstellungsprozesses entstehen.

In der Praxis technischer Unternehmen entstehen z.B. aus Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen im ERP die ersten Projektstrukturen. Diese referenzieren häufig auf eine standardisierte Anlage, die dann projektspezifisch an die Anforderungen des Kunden anzupassen ist. Idealerweise wird diese Struktur an die DMS^tec-Lösung übergeben und erzeugt dort eine lee-re Akte, die Maschinen- bzw. Lebenslaufakte der Anlage. Sie wird im Laufe der Produktentstehung mit den Unterlagen aus der mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der Elektro-Konstruktion (Schaltpläne, Platinen-Layouts, externe Datenblätter), der Projektierung (Pflichtenhefte, Verträge, Kundenzeichnungen, Fertigungsdatenblätter, E-Mail-Verkehr), dem Qualitätsmanagement (Abnahmeprotokolle) befüllt. Anschließend stehen automatisch Dokumentationen für das Produktmanagement zum Beispiel für die Fertigung, für die Instandhaltung, Reparatur und Service und den Kunden zur Verfügung. So entsteht ein Informationszwilling der Maschine oder Anlage, dessen Leben über den ganzen Zyklus, über alle Gewerke, Abteilungen und Standorte hinweg nachvollziehbar ist. Die Basis für Dokumentation und Dokumentenverwaltung ist gelegt.

Tiefe Integrationen in Autorensysteme erhöhen die Datenqualität einer DMS^tec-Lösung

Die Qualität einer gut funktionierenden DMS^tec-Lösung hängt auch von ihrer Integrationsfähigkeit in wichtige Autorensysteme ab. Werden beispielsweise E-Mails vomDMS^tec-System als „Korrespondenz“ erkannt, liest das System automatisch wichtige Metadaten (Betreff, Empfänger, Absender,…) aus. Dubletten werden sofort erkannt – auch wenn eine E-Mail an zehn Empfänger versendet wurde, wird diese nur einmal im System abgelegt.

Durch bidirektionale Integrationen in Autorensysteme können auch Projekt- und Artikelinformationen automatisiert in die jeweiligen Dokumente übernommen werden. Ein Änderungsantrag ist dann nicht nur mit dem zu ändernden Artikel verknüpft und für alle sichtbar, sondern auch die zugehörige Artikelnummer, Projektnummer, der Autor, … werden automatisch ausgelesen, unabhängig von dem System, in dem die Informationen gepflegt werden. Den Zusammenhang dieser Informationen über Systemgrenzen hinweg darzustellen, sorgt für echte Durchgängigkeit im Produktentstehungsprozess. Die Automatisierung reduziert den Aufwand und die Fehlerquote.