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Mit einer DMS-Software auf einheitlicher Informationsbasis zusammenarbeiten

Das Thema Dokumentenmanagement ist in technischen Unternehmen eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Die Entwicklung technischer Produkte und Dienstleistungen finden unter immer größerem Zeitdruck statt. Die Realität in vielen Fällen: die Entwicklung, die Produktion und der Vertrieb arbeiten am gleichen Produkt, aber auf einer unterschiedlichen Informationsbasis. Dokumentenmanagement (DMS) ist unmittelbar verbunden mit Arbeitsprozessen und der Lenkung von zugehörigen Dokumenten. Besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement bestehen durch die häufig projektorientierte Arbeitsweise. Unterlagen aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen dabei zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden.

DMStec = DMS für technische Unternehmen
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Technische Unternehmen haben, wie alle Branchen, eine zunehmende Flut von Daten und Dokumenten zu managen. Dies zu beherrschen, ist ein wichtiger Faktor für die Wirtschaftlichkeit. Dokumentenmanagement erfordert mehr als Dokumente zu verschlagworten und in einem gemeinsamen Speicher zu archivieren. Es geht um die Strukturen, in denen Dokumente verbunden sind und um eine sachgerechte Dokumentenlenkung. Diese sind so zu organisieren, dass die speziellen Anforderungen der Branche optimal erfüllt werden.

Warum Verschlagwortung allein nicht ausreicht

Dokumentenmanagement im Filesystem

Dokumentenmanagement für Projekte läuft heute in vielen Unternehmen im Filesystem von Microsoft Windows. Dort werden von Hand Ordnerbäume erzeugt, in denen Dokumente abgelegt werden. Dieses Verfahren ist fehleranfällig und zeitaufwändig in der Handhabung. Es ist extrem schwierig, Dokumente zu finden, vor allem wenn sie von fremden Personen eingestellt wurden. Häufig werden Dokumente auch versehentlich in falsche Ordner geschoben und ebenso oft liegen dieselben Dokumente redundant in mehreren Ästen des Dateibaums. Dann kann nicht mehr erkannt werden, welches Dokument gültig ist. Es kommt zu Änderungskonflikten und zu Aktivitäten, basierend auf veralteten Dokumenten.

Dokumentenmanagement in traditionellen DMS-Lösungen

Dokumentenmanagementsysteme oder digitale Archive helfen, Dokumente durch Verschlagwortung schnell wiederzufinden. Auch Änderungskonflikte und die Mehrfachspeicherung lassen sich vermeiden.

Diese Systeme sind aber nicht in der Lage, die Struktur einer Maschine unabhängig vom Dokument darzustellen. Für die Mitarbeiter im Maschinen- und Anlagenbau ist dies ein großer Nachteil, weil sie in Projekt- oder Produktstrukturen denken und arbeiten. Sie müssen beispielsweise beim Zugriff auf die Beschreibung einer verbauten Pumpe wissen, wie oft diese verbaut wurde und an welchen Stellen. Dies kann durch Merkmale oder ‚tags‘ des Dokuments nicht erreicht werden.

Der Suffix macht den Unterschied: von DMS zu DMStec

Dokumentenmanagement mit Lösungen der DMS-Kategorie DMS^tec

DMS-Lösungen der Kategorie DMS^tec erlauben es, die Strukturen eines Produktes, einer Anlage oder eines Projektes unabhängig von den Dokumenten aufzubauen und dann die Dokumente in diese Struktur einzuhängen. Dies geschieht über Referenzen. Bei Änderungen an einem Dokument erfolgen diese nur in der Quelle und stehen dann an jeder Stelle zur Verfügung.

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Das Grundprinzip von DMS^tec ist die Basis für automatisch erstellte Maschinen- und Projektakten. Da in die Strukturen auch Dokumente aus dem Lebenszyklus von Maschinen, Anlagen und Projekten eingehängt werden können, entsteht aus der statischen Maschinenakte bei der Auslieferung eine dynamische Lebenslaufakte.

Durch den DMStec-Ansatz können fertigende Unternehmen Produktinformationen entsprechend des Produktaufbaus strukturieren und eine sachgerechte Dokumentenlenkung für die typischen Arbeitsabläufe durchführen. Strukturinformationen zu einem Bauteil entstehen traditionell in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. CAD-, PDM/PLM-, ERP- und CRM-Systeme arbeiten aber in den seltensten Fällen mit einer durchgängig gemanagten und strukturierten Ablage. Klassische Ordnerstrukturen mit ihrer großen Menge darin abgelegter unstrukturierter Daten sind nicht geeignet, um ein strukturiertes Product Data Backbone bereit zu stellen und eine Basis für Versionen, Freigaben und Kollaboration zu schaffen.

Die Spezifikation eines Motors zum Beispiel, der in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut ist, liegt folglich an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Im Fall einer Änderung muss die Spezifikation also an fünf Stellen angepasst werden. Dass diese Spezifikationen miteinander zu tun haben, ja sogar identisch sind, lässt sich zwar über Verschlagwortung und gleiche Keywords herstellen. Vollends eindeutig ist ihr Zusammenhang über den „Tag“ eines Dokumentes jedoch nicht herstellbar, sondern nur über die Struktur der Anlage, denn diese ist zunächst einmal unabhängig von einem Dokument. Deshalb gehören technische Dokumente zu der Baugruppe der Anlage, so wie die Patientenakte zum Patienten gehört.

Produktstrukturen bilden sich durch die technische Ausprägung der Anlage oder ihren Aufstellort. Es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Sie stellen einen Zusammenhang dar und die Dokumente werden darin abgelegt. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird.

In diesem Sinne wird eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt in einer vom Dokument losgelösten Form verwaltet. Produktstrukturen lenken den Fokus weg von der Filesystem-orientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument taucht im System nur einmal auf, wird mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Es liegt nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine (dynamische) Sicht auf das Dokument.

Der Konstrukteur hat eine andere Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. Der Vertrieb wiederum interessiert sich für die zum Bauteil gehörenden Lieferantenangebote, Reklamationen etc. Jedes Dokument gibt es nur einmal im DMStec, so dass jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zugreift.

DMStec = DMS (Dokumentenmanagement)-Software für den Maschinenbau
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Konstruktions- und kaufmännische Abteilungen arbeiten, was die Daten- und Dokumentenverwaltung angeht, bislang in getrennten Systemen. Im CAD-Umfeld (bspw. AutoCAD, Autodesk Inventor, Creo, Solid Edge oder Solidworks) werden PDM/PLM-Systeme eingesetzt – oder ganz rudimentär das CAD-Datenmanagement –, Nutzer von ERP-/SCM- oder CRM-Lösungen verwenden für die Ablage, Versionierung und Verwaltung ihrer Dokumente elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS-System). Eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten ist mit diesem Nebeneinander nur schwer realisierbar.

Gleich von welcher Abteilung ein Unternehmen in das Thema Dokumentenverwaltung einsteigen will – von der kaufmännischen oder der Konstruktionssicht – letztlich benötigen technisch geprägte Firmen mit komplexen Produkten ein einheitliches Product Data Backbone, das sowohl DMS als auch PDM auf einer Datenbasis abdeckt. Das PDM/PLM- und DMStec-System PRO.FILE erfüllt die Anforderungen an ein solches Product Data Backbone. Es ermöglicht den Einstieg über DMStec sowie den Ausbau zu PDM und PLM oder umgekehrt in idealer Weise.

ROI-Kalkulator von PROCAD: Ab wann lohnt sich ein DMS/PDM/PLM-System?

Die Abschätzung, ab wann sich der Einsatz eines DMS/PDM/PLM-Systems lohnt, ist eine komplexe Aufgabe. Eine Vielzahl von Variablen spielt hinein: Anzahl der Konstrukteure, Summe der neukonstruierten Teile und deren durchschnittliche Kosten, Anzahl der Wiederverwendungen, Varianten/neuen Einkaufsteile p.a. und deren durchschnittliche Kosten. Auch wie viele Stücklisten pro Woche (zu welchem Stundensatz) manuell eingegeben werden, wie viele Änderungen es pro Woche gibt und wie hoch der Aufwand je Änderungsiteration ist, kann eine Entscheidung pro oder contra PLM beeinflussen.

Unter http://www.procad.de/roi-kalkulator/ stellt PROCAD deshalb einen ROI-Kalkulator als Online-Werkzeug bereit, in dem Interessierte ihre individuellen Daten eingeben können. Unterstützt vom kostenlosen PROCAD-Service zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit speziell für das jeweilige Unternehmen lässt sich damit in Erfahrung bringen, inwieweit PLM-Lösungen unterstützen, wo Prozesse verbessert werden können und ob sich diese Effekte überhaupt rechnen. PROCAD bringt dafür Erfahrungen aus über 1.000 erfolgreichen Projekten mit und kann daher den Nutzen einer PLM-Lösung realitätsnah abschätzen. So steht der Entscheidungsprozess von Anfang an auf einer soliden Basis.

In der Praxis entstehen z.B. aus Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen im ERP die ersten Projektstrukturen. Diese referenzieren auf eine (Norm-)Anlage, werden an das PRO.FILE DMStec übergeben und erzeugen dort eine leere Maschinen- oder Lebenslaufakte. Befüllt wird diese in der Folge mit Unterlagen aus der mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der Elektro-Konstruktion (Schaltpläne, Stücklisten, externe Datenblätter), Projektierung (Pflichtenhefte, Kundenzeichnungen, E-Mail-Verkehr, Fertigungsdatenblätter), Qualitätssicherung (Abnahmeprotokolle) und dem Service (Serviceberichte).

Maschinenakten auf Basis eines durchgängigen Product Data Backbone liefern den Grundstein der Dokumentenlenkung. Darunter versteht man die Zuordnung von Dokumenten zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Diese muss auf Strukturen basieren, die unabhängig vom Dokument „leben“. So wird die Dokumentenlenkung mit einem DMStec- und PDM/PLM-System zum nächsten logischen Schritt nach der Einführung eines Product Data Backbone. Die Evolutionsstufe Product Lifecycle Management (PLM) ist erreicht.