Als manager van de projectruimte kunt u anderen uitnodigen via de PROOM interface.

1. Ga naar de projectruimte en selecteer “Invite user”.
2. Voer het e-mailadres in van het nieuwe lid dat u wilt uitnodigen.
3. Ken gebruikersrechten toe.
4. Optioneel kunt u een bericht toevoegen aan de automatische e-mail.
5. Klik op “Invite user”.

De manager van de projectruimte kan de gebruikersrechten op elk gewenst moment wijzigen in de zijbalk “Users”.

De manager van de projectruimte kan een gebruiker uit een projectruimte verwijderen of de toegang van een gebruiker blokkeren. In beide gevallen heeft de gebruiker geen toegang meer tot de projectruimte.

Gebruiker verwijderen

Wanneer een verwijderde gebruiker later opnieuw toegang tot de projectruimte nodig heeft, moet de gebruiker opnieuw worden aangemaakt.

Gebruiker blokkeren

Een geblokkeerde gebruiker heeft niet langer toegang tot de projectruimte, maar staat wel nog in de gebruikerslijst. Wanneer de gebruiker later opnieuw toegang tot de projectruimte nodig heeft, moet de gebruiker worden gedeblokkeerd.

Ga naar de projectruimte en selecteer “Configure permissions” om een gebruiker te verwijderen of te blokkeren.

Er zijn twee manieren om projectruimtes aan te maken en te verwijderen:

1. U beschikt zelf over de vereiste rechten voor het aanmaken en verwijderen van projectruimtes.

Projectruimtes aanmaken
– Ga naar de weergave met de projectruimte.
– Klik in de werkbalk op “Create new project room”
– Bij meerdere organisatie-eenheden kiest u in de linker zijbalk de organisatie-eenheid waarvoor u de projectruimte wilt aanmaken.
– Selecteer “Create project room”.

Projectruimtes verwijderen
– Ga naar de weergave met de projectruimte.
– Klik in de werkbalk op “Delete”.
– De projectruimte en alle daarin opgeslagen bestanden worden volledig en permanent verwijderd.

NB: u kunt alleen projectruimtes verwijderen die u zelf hebt aangemaakt.

2. Neem contact op met de manager van uw organisatie-eenheid om toegang te verkrijgen tot andere projectruimtes of om bepaalde projectruimtes te verwijderen.

Alle gebruikers van een projectruimte (met uitzondering van de manager) krijgen “alleen lezen”-rechten en kunnen alleen nog bestanden bekijken en downloaden.

Als u over de rechten “manage”, “delete”, “modify” en “create” beschikt, maakt u nieuwe mappen aan met de knop “New folder” in de werkbalk.

Als u een nieuwe map hebt aangemaakt, kunt u kiezen of deze alle rechten erft van de bovenliggende map of projectruimte. Deze optie is standaard geactiveerd. Als u deze optie deactiveert, is de map alleen zichtbaar voor u en voor de manager van de projectruimte. Als deze optie op een later tijdstip wordt geactiveerd via de zijbalk “Information” worden alle rechten voor deze map verwijderd.

Gebruik de zijbalk om een beschrijving toe te voegen aan een map of bestand.

Leden
Een lid is een gebruiker die alleen bestanden kan downloaden en met andere leden kan communiceren.

Gebruikers met een licentie
Een gebruiker met een licentie is een lid dat meer kan dan alleen bestanden downloaden en met andere leden communiceren.

In de zijbalk “Users” zijn alle leden van een projectruimte weergegeven. Door op een lid te klikken, worden zijn/haar contactgegevens getoond. U vindt hier ook het “envelopje” waarmee u een bericht naar een ander lid van de projectruimte kunt sturen.

“Lezen” betekent dat het lid van de projectruimte bestanden mag downloaden. Als het lid het bestand wijzigt, kan het de nieuwe versie niet naar de projectruimte uploaden.
“Bekijken” betekent dat het lid van de projectruimte alleen bestanden als PDF kan bekijken. Het lid kan bestanden lokaal opslaan, maar deze niet wijzigen of uitprinten.

De functie “Hide users” zorgt ervoor dat de lijst met gebruikers en het activiteitenlogboek niet worden weergegeven. De rechten op het niveau van de projectruimte en de mappen zijn niet geërfd. Hierdoor kunnen de gebruikers elkaar niet zien.

Voorbeeld: u wilt via uw projectruimte bij diverse ondernemingen een offerteaanvraag indienen. Ondernemingen mogen elkaar dan niet zien.

Stappen:

1. Maak een projectruimte aan waarin de rechten niet zijn geërfd. Selecteer hiervoor “+new” en haal het vinkje bij “Inherit permissions” weg.
2. De lijst met gebruikers en het activiteitenlogboek zijn standaard in de zijbalk zichtbaar voor alle leden van de projectruimte. Als u niet wilt dat betrokken ondernemingen (of hun vertegenwoordigers) deze informatie kunnen zien, moet u deze informatie expliciet verbergen. Dit doet u door het selectievakje “Hide users” te activeren.

NB: De lijst met gebruikers en het activiteitenlogboek zijn na het selecteren van het selectievakje wel nog steeds zichtbaar voor de manager van de projectruimte.

3. Maak daarna een map aan voor alle aanbestedingsdocumenten en een aparte map voor elke onderneming die deelneemt.

Let op: selecteer het selectievakje “Inherit permissions” niet als u een nieuwe map aanmaakt.

4. Nodig de ondernemingen (of hun vertegenwoordigers) uit in uw projectruimte. Geef – voor elke map afzonderlijk – aan welke uitgenodigde gebruiker de map mag zien en wat deze met de informatie in de map mag doen.

Ga naar de keuzelijst File en kies “Share” om automatisch een URL aan te maken. Zodra u een vinkje naast “Share” plaatst, wordt er automatisch een URL aangemaakt. Daarna kunt u de URL kopiëren en deze per e-mail versturen naar iemand (hoeft geen PROOM gebruiker te zijn). De ontvanger kan het bestand vervolgens bekijken en downloaden, maar krijgt niet automatisch toegang tot de projectruimte of andere bestanden.

Bestanden worden niet overschreven, maar als nieuwe versies opgeslagen. De verschillende versies bekijkt u direct via de optie “Manage versions” in de keuzelijst File.

Voordat u een bestand kunt wijzigen in de bijbehorende applicatie – bijv. Word of Excel – moet u het eerst downloaden. Daarna moet het gewijzigde bestand weer met dezelfde bestandsnaam worden geüpload. Het bestand is niet overschreven in PROOM, maar er is een nieuwe versie gecreëerd. De huidige bestandsversie bekijkt u in de projectruimte met een dubbele klik. De andere versies vindt u in de werkbalk “Version administration”.

De tegelweergave laat eveneens zien of er voor een bestand een nieuwe versie is gecreëerd.

Bestanden worden niet automatisch verwijderd. Er kan een geldigheidsperiode aan een bestand worden toegekend. Na deze periode is het bestand alleen nog zichtbaar voor de maker en de manager van de projectruimte.

Als u problemen ondervindt tijdens het gebruik van PROOM controleert u uw browserinstellingen. De volgende instellingen zijn vereist:

IE8

Firefox

Google Chrome

Selecteer “Opslaan” om het bestand te downloaden. Als u deze mededeling de volgende keer niet meer wilt zien, zet u de phishing- en malwarebescherming als volgt uit (niet aanbevolen):

1. Klik in de browserwerkbalk op het steeksleutelpictogram.
2. Selecteer “Instellingen”.
3. Klik op “Uitgebreide weergave” en ga naar het gedeelte “Privacy”.
4. Verwijder het vinkje bij het selectievakje “Activeer phishing- en malwarebescherming”.

De clientbeheerder kan o.a. het volgende doen:

• nieuwe organisatie-eenheden (bijv. afdelingen) aanmaken voor een beter overzicht
• clientgebruikers beheren
• bepalen welke mededelingen een gebruiker te zien krijgt na het inloggen.

Voor een nieuwe client is een extra licentie vereist. Go to Administration Client “License” to request a proposal.

Als u PROOM als een service gebruikt, stellen wij de client beschikbaar aan u.

Als u PROOM on-premise gebruikt, ontvangt u van ons een licentiebestand dat u kunt importeren via Administration PROOM – Client – Create new client.

Organisatie-eenheden worden gebruikt om de hiërarchische structuur van een bedrijf na te bootsen en projectruimtes aan afzonderlijke divisies of afdelingen toe te wijzen. Organisatie-eenheden kunnen worden onderverdeeld in suborgansatie-eenheden.

Door de onderverdeling in organisatie-eenheden en het toewijzen van verantwoordelijke personen kunt u het beheer van de projectruimtes over meerdere werknemers verdelen. Centraal beheer is overbodig.

De manager van een organisatie-eenheid kan suborganisatie-eenheden aanmaken en een of meerdere managers aan deze subeenheden toewijzen. De belangrijkste taak van de manager is het beheren van de organisatie-eenheid en de hiermee verbonden projectruimtes, d.w.z. het aanmaken, vergrendelen en verwijderen van projectruimtes en het benoemen van managers van projectruimtes. Daarnaast kan de manager van een organisatie-eenheid gebruikers rechten geven om projectruimtes aan te maken.

• Gebruikers kunnen “Managen”: Projectruimtes aanmaken en de organisatie-eenheid beheren
• Gebruikers kunnen “Create project rooms”: Projectruimtes aanmaken, zonder het recht om de organisatie-eenheid te managen

De manager van een organisatie-eenheid wordt benoemd door de clientbeheerder.

De manager van een organisatie-eenheid kan via Administration Organizational unit en in de OrgUnit onder “Invite member” extra gebruikers tot manager van hun organisatie-eenheid benoemen.

Als beheerder legt u het hoogste niveau van de organisatie-eenheden en hun managers vast.

De manager van een organisatie-eenheid is verantwoordelijk voor het verder structureren van zijn/haar organisatie-eenheid.

NB: Als u uzelf als manager van een organisatie-eenheid benoemt, kunt u deze verder structureren onder Administration Organizational unit.

Als u een suborganisatie-eenheid verwijdert, worden alle projectruimtes en de daarin opgeslagen bestanden volledig en permanent verwijderd.

De manager van een organisatie-eenheid kan projectruimtes vergrendelen, ontgrendelen of verwijderen en managers van projectruimtes uitnodigen. Managers van projectruimtes of afzonderlijke leden kunnen geen projectruimtes vergrendelen, ontgrendelen of verwijderen.

Mededelingen kunnen worden aangemaakt in de door PROOM ondersteunde talen en van een geldigheidsheidsdatum worden voorzien. U doet dit in de zijbalk onder “Notifications” en “New notifications”.

Deze clientspecifieke mededelingen worden bij het inloggen in PROOM aan alle gebruikers getoond.

Om misbruik te voorkomen, moeten uitgenodigde gebruikers de gebruiksvoorwaarden accepteren. Als u PROOM op uw eigen server host, gebruikt u de gebruiksvoorwaarden van PROCAD. U kunt ook uw eigen gebruiksvoorwaarden opnemen.

n de zijbalk onder “Users” en “Import contacts” kunt u nieuwe gebruikers importeren met vCards. De contactgegevens in de vCard worden toegevoegd. De contactgegevens van bestaande PROOM gebruikers worden hierdoor niet overschreven.

Als u PROOM als een service gebruikt, hoeft u verder niets te doen. De licentie wordt voor u geïmporteerd.

Als u PROOM on-premise gebruikt, importeert u de licentie als volgt:

1. Ga naar Administration PROOM – Client
a) Selecteer de client.
b) Klik op “Import license”

2. Ga naar Administration Client “License”
Hier kunt u licenties importeren, de omvang en toepassing van licenties bekijken, aanvragen indienen en vragen over de licentieovereenkomst stellen.