Veel processen lijken digitaal te zijn, maar zijn het toch niet. Een proces is pas echt digitaal als de beschikbare informatie bewerkt en verwerkt kan worden.

Het is tegenwoordig niet gemakkelijk om vermeende digitale processen van echte te onderscheiden. Papierloos betekent niet per definitie digitaal. ‘Elektronisch’ is hier een beter woord. Een typisch voorbeeld is de gescande factuur die een klant per e-mail van een leverancier ontvangt. De informatie hierin kan niet digitaal worden bewerkt. Echte digitale processen vereisen echter echte digitale informatie.

Bij een gescande factuur betekent dit dat de tekst uit de afbeelding eerst met behulp van optische tekenherkenning (Optical Charakter Recognition) moet worden omgezet in bewerkbare tekst. In het ideale geval worden daarna de factuurkoppen en -regels met de bestelgegevens in het ERP-systeem vergeleken. Wanneer alle gegevens met elkaar overeenstemmen, wordt er een workflow gestart die de factuurgegevens doorstuurt naar finance voor het uitvoeren van de betaling. De volledig geautomatiseerde factuurverwerking in dit voorbeeld is een echt digitaal proces. Typische kenmerken: informatie die digitaal bewerkt en machinaal verwerkt wordt met systemen die hiervoor met elkaar verbonden zijn.

Wat met facturen mogelijk is, kan ook worden toegepast binnen design en engineering. Ook hier geldt dat een door PLM-software gegenereerd pdf-bestand met een productwijzigingsverzoek geen echte digitale informatie is. Hiervan is pas sprake wanneer de wijzigingsgegevens apart beschikbaar zijn en automatisch aan de betreffende component gerelateerd kunnen worden. Het opsommen van de afzonderlijke wijzigingsregels in het verzoek alleen is niet voldoende. Verder moeten de wijzigingsgegevens het wijzigingsproces zelf in gang zetten. Hiervoor moet de digitale informatie over de gewenste wijziging aan de wijzigingsdocumenten worden gekoppeld.

Veel bedrijven geven een opdracht tot wijziging via e-mail en voegen de informatie over de betreffende componenten als bijlage toe. Ook in dit geval is er dan nog geen sprake van een echt digitaal proces. De opdracht moet worden toegekend via de PLM-software in de vorm van een taakmap die alleen de meest recente versies van de relevante documenten bevat. Alle productgegevens en -documenten die betrekking hebben op de wijziging worden vervolgens met behulp van de wijzigingsflow in het PLM-systeem bewerkt en verwerkt.

Bovenstaande voorbeelden maken duidelijk dat een bedrijf een aantal technische voorwaarden moet scheppen om processen 100% digitaal te maken. Drie systemen zijn daarbij van essentieel belang: het ERP-systeem (met SCM, Business Intelligence en onderhoud) voor het koppelen van productie, finance, verkoop en service, de Office-systemen inclusief intranet, Portal en CRM en de PLM-software voor productontwikkeling en -beheer.