Binnen technische ondernemingen moeten documenten over de grenzen van afdelingen en disciplines heen worden beheerd en dat is geen eenvoudige opgave. Documentbeheer is direct gekoppeld aan workflows en verbonden met het beheersen van gerelateerde documentatie.

Omdat er binnen de technische sector veel in projecten wordt gewerkt, moeten documentbeheersystemen aan speciale eisen voldoen. Documenten van de verschillende afdelingen en disciplines moeten worden verzameld en steeds compleet en up-to-date zijn.

De Duitse vereniging van machinefabrikanten VDMA heeft een leidraad gepubliceerd die ondernemingen helpt bij het selecteren, implementeren en beheren van documentmanagementsystemen. Hierin zijn de basisfuncties van documentbeheersystemen beschreven en wordt toegelicht hoe DMS kunnen worden gescheiden van of geïntegreerd met andere IT-oplossingen als CAD, ERP en autorisatiesystemen.