Net als in andere sectoren moeten ook ondernemingen in de machine- en installatiebouw steeds meer gegevens en documenten verwerken. Om rendabel te kunnen blijven werken, is goed document- en gegevensbeheer vereist. Dit betekent meer dan alleen maar documenten van een tag voorzien en ze op een gemeenschappelijke plek bewaren. Waar het werkelijk om gaat, is een goede structuur te ontwikkelen die alle documenten met elkaar verbindt en daarnaast een standaard proces voor documentsturing in te richten dat voldoet aan de specifieke eisen van de branche.
Documentbeheer in mappen
De meeste ondernemingen beheren hun projectdocumenten nog steeds met het standaard mappensysteem van Microsoft Windows. Ze bewaren hun documenten in mappen die handmatig zijn gegroepeerd in boomstructuren. Een tijdrovende bezigheid die niet alleen fouten in de hand werkt, maar het ook extreem moeilijk maakt om documenten te vinden, zeker als iemand anders ze heeft gearchiveerd. Niet zelden worden deze documenten per ongeluk naar de verkeerde map verplaatst of bestaan er meerdere versies van een document die allemaal in een andere map in de boomstructuur zitten. Dit maakt het bijzonder moeilijk om te bepalen of een document is gewijzigd en wat er is gewijzigd. Het risico dat er werkzaamheden worden verricht op basis van verouderde documenten neemt hierdoor toe.
Documentbeheer met standaard DMS-oplossingen
Documentbeheersystemen en digitale archieven gebruiken tags om documenten sneller te vinden. Bovendien voorkomen ze conflicterende wijzigingen en redundantie van gegevens.
Wat deze systemen echter niet kunnen, is de structuur van een machine spiegelen op een manier die los staat van het document. Technische teams ervaren dit als een groot nadeel. Zij zijn gewend om in project- en productstructuren te denken. Wanneer ze bijvoorbeeld de beschrijving van een geïnstalleerde pomp opvragen, moeten ze precies weten hoeveel exemplaren er zijn geïnstalleerd en waar. Documenteigenschappen of tags kunnen dit soort informatie simpelweg niet leveren.
Documentbeheer met DMStec-oplossingen
Een DMStec-oplossing is een speciaal type DMS dat de structuren van een product, installatie of project weerspiegelt op een manier die geheel los staat van de documenten. De documenten worden binnen de context van deze structuren opgeslagen. Dit gebeurt met referenties. Alle wijzigingen in een document worden uitsluitend in de brontekst doorgevoerd en daardoor zijn ze overal beschikbaar.
Het basisprincipe achter DMStec vormt het uitgangspunt voor het automatisch genereren van machine- en projectmappen. Doordat aan deze structuur ook documenten uit de levenscyclus van machines, installaties en projecten gekoppeld kunnen worden, verandert de statische machinemap na oplevering in een dynamische levenscyclusmap.
Over de afbeelding: De DMStec-structuur vormt ook de basis voor professioneel en transparant documentbeheer.