DMStec – documentmanagement voor technische bedrijven


Voor technische bedrijven is een standaard documentmanagementsysteem (DMS/ECM-software) niet voldoende.
DMStec betekent bedrijfsbreed documentmanagement en productgegevensbeheer in één.


Digitaliseren met DMStec


Een (DMS)-systeem voor bedrijfsbreed documentmanagement verbindt documentmanagement met project- en productmanagement.

Zo beheerst u niet alleen alle documenten die ontstaan tijdens de ontwikkeling en het beheer van het product, maar ook alle hieraan gerelateerde commerciële documenten.

Het resultaat is een netwerk waarin alle gegevens in uw bedrijf aan elkaar zijn gekoppeld. Elke afdeling kan de gegevens via een eigen weergave bekijken en wijzigen. Dat is digitalisering.

DMStec is een variant van een klassiek DMS-systeem die speciaal is ontwikkeld voor documentmanagement in technische bedrijven


  • Documentbeheer en -beheersing volgens de eisen van technische bedrijven
  • Eenduidige relaties tussen relevante productdocumenten met hun technische structuren
  • Documentenworkflows om uw processen te structuren en te automatiseren
  • Single source of truth, d.w.z. elk document komt slechts één keer voor in het bedrijf
  • Interface met alle gangbare ERP-systemen

Productgegevens en documenten worden over de grenzen van afdelingen heen vanuit verschillende toepassingen bewerkt en kunnen tot op artikelniveau worden getraceerd.

Werken met DMStec
Documentmanagementsysteem met verschillende weergaves


Ontwikkelaars moeten inzage hebben in native tekeningen, CAD-modellen en bedradingsschema’s van een component.

  • CAD-modellen
  • PCB-lay-outs
  • Explosietekeningen
  • Montage- en productierapportages

Projectleiders willen hun project vanuit vogelperspectief bekijken.

  • Projectplanningen
  • Notulen
  • Middelenplanningen
  • Calculaties
  • Correspondentie met klanten en leveranciers

Verkoopmedewerkers moeten toegang hebben tot alle contracten, correspondentie en reclamaties die bij een machine of een order horen. Ook maken zij gebruik van documenten met een technisch karakter, zoals foto’s van een machine of 3D-modellen. Relaties tussen commerciële documenten en technische structuren komen daardoor vaak voor. Verder heeft sales inzage nodig in documenten uit het orderverwerkingsproces. Hierdoor ontstaat er weer een andere kijk op de beschikbare informatie. Bij inkoop vormen leveranciers het uitgangspunt voor het structureren van informatie. Deze worden aan de betreffende orders, producten of machines gekoppeld.

  • Offertes en contracten
  • Correspondentie
  • Reclamaties
  • Referenties
  • Bestellingen
  • Orders

Hier worden niet alleen boekhoudkundige documenten verzameld, maar ook alle documenten voor projectplanningsdiensten en informatie over inkooponderdelen voor machines en installaties.

  • Offertes en bestellingen
  • Orderbevestigingen
  • Facturen
  • Annuleringen

Technische medewerkers op locatie hebben een digitale weergave van de machine nodig – ook wel digitale informatietweeling genoemd. Als er een pomp gerepareerd of vervangen moet worden, moet de technicus toegang hebben tot de documenten van deze pomp. Met DMStec kunnen zij bijvoorbeeld via een specifieke app met een druk op de knop de documenten openen.

  • Kwaliteitscertificaat
  • Inbouwhandleiding
  • Gebruiksaanwijzing
  • Specificatie
  • Documentatie
  • Leveringsbewijs en installatiehandleiding
  • Onderhoudscontract
  • Garantiebewijs

Documentmanagement met PRO.FILE

Beter documentgebaseerd samenwerken over de grenzen van afdelingen en fases van de productlevenscyclus heen

  • Snelle en gecontroleerde toegang tot alle documenten in de meest recente versie
  • Een eigen weergave voor elke afdeling en elk proces
  • Veilige en beschermde opslag en archivering
  • Elk document is slechts één keer beschikbaar
    (nooit meer last van verwarrende kopieën)
  • Traceerbaarheid en naleving van richtlijnen (bijv. revisieproof).
  • Complete en duidelijke productinformatietweelingen

Documentmanagement (DMS-software) in complexe technische structuren


Om op informatie gebaseerde bedrijfsprocessen te digitaliseren, is inzicht vereist in de relaties tussen de gegevens in het bedrijf.

Lees in onze whitepaper hoe u technische documenten veilig en betrouwbaar met uw PLM-processen laat meestromen.

Dit zeggen onze klanten

Praktijkvoorbeeld: Netzgesellschaft Düsseldorf mbH

Naar aanleiding van de bouw van een nieuwe centrale voor de Duitse gasleverancier Netzgesellschaft Düsseldorf moesten alle relevante documenten worden gedigitaliseerd en in een nieuw technisch documentmanagementsysteem worden ingevoerd. Met het DMStec PRO.FILE van PROCAD wordt de hele centrale met behulp van eigenschappen en metagegevens weergegeven. Hiervoor zijn documenten aan de attributen van onderdelen gekoppeld. Zo kan de structuur geheel los van de documenten worden weergegeven.

In PRO.FILE vormt de structuur van de centrale dus het uitgangspunt voor het weergeven van de documenten en dat is erg handig gebleken bij het dagelijks werk. Dit is de eerste keer dat we documenten opslaan op basis van de structuur en de onderdelen van de centrale. Met de check-in-check-out-functies van het DMStec voorkomen we dat er met verouderde versie wordt gewerkt.

Thomas Burg, DMS-admin en ECAD-engineer
bij Netzgesellschaft Düsseldorf


Success story downloaden

Meer weten?
Maak uitgebreid kennis met PRO.FILE.



Brochure PRO.FILE
Download de brochure voor meer informatie over PRO.FILE als Product Data Backbone voor productdata en documenten.



DMStec whitepaper
Lees meer over documentbeheer in de machinebouw.



Webinars
Luister naar onze experts en ervaar meer over PDM, DMS en PLM met PRO.FILE.



Is een investering in PLM zinvol?
Onze handige ROI-calculator helpt u de juiste beslissing te nemen. Het kost maar een paar minuten en dat is het zeker waard.