DMStec – la gestione dei documenti per le imprese d’ingegneria


Per la gestione dei documenti le aziende tecniche non possono accontentarsi di un sistema standard (software DMS/ECM).
DMStec significa gestione dei documenti a livello aziendale e moderna gestione del prodotto in un unico sistema.


Verso la digitalizzazione con DMStec


Un sistema (DMS) di gestione dei documenti  a livello aziendale coniuga la gestione dei documenti con la vostra gestione del progetto e del prodotto.

Esso vi consente di controllare i vostri documenti relativi a sviluppo e gestione del prodotto  nonché ai settori commerciali e di vendita.

Il risultato sarà un’interconnessione tra tutte le informazioni presenti in azienda, disponibili e modificabili nelle rispettive viste di ciascun dipartimento. È così che funziona la digitalizzazione.

Con il termine DMStec indichiamo un’evoluzione dei tradizionali sistemi di gestione documentale (DMS) per le aziende tecniche.


  • Controllo e gestione dei documenti come richiesti da ogni azienda tecnica
  • Collegamento univoco dei documenti di prodotto con le loro strutture tecniche
  • Strutturazione e automatizzazione dei vostri processi mediante workflow dei documenti
  • Single Source of Truth vuol dire che ogni singolo documento è memorizzato solo una volta nel sistema aziendale
  • Interfaccia con tutti i comuni sistemi ERP

I dati di prodotto e i documenti vengono modificati a livello interdipartimentale dalle applicazioni più diverse con rintracciabilità in qualsiasi momento di ogni singolo articolo.

Lavorare con DMStec
Il sistema di gestione dei documenti con viste differenti


I reparti di progettazione costruiscono la loro visione basandosi su disegni nativi, modelli CAD o piani di cablaggio di un componente.

  • Modelli CAD
  • Schemi PCB
  • Presentazioni sotto forma di esploso
  • Report di assemblaggio/produzione

Ai responsabili di progetto serve una prospettiva a volo d’uccello dal punto di vista del progetto.

  • Piani del progetto
  • Verbali riunioni
  • Piani sulle risorse
  • Stime
  • Corrispondenza clienti/fornitori

I team di vendita devono essere in grado di accedere a tutti i contratti, alla corrispondenza e a eventuali reclami relativi ad un impianto/un incarico. Essi richiederanno inoltre l’accesso a documenti più tecnici come, ad esempio, foto di un macchinario o modelli 3D. I documenti commerciali, pertanto, risultano spesso collegati anche con strutture tecniche. Capita di frequente che le vendite debbano accedere anche ai documenti del reparto che si occupa della gestione ordini che delinea, anch’esso, una propria vista. Il reparto acquisti struttura le proprie informazioni in base ai fornitori collegandole con il rispettivo incarico/prodotto o il relativo impianto.

  • Offerte e contratti
  • Corrispondenza
  • Reclami
  • Referenze
  • Ordini
  • Incarichi

In questo reparto confluiscono non solo i documenti legati alla fatturazione di un impianto venduto ma anche i documenti relativi a servizi di progettazione o parti acquistate installate in un impianto o un macchinario.

  • Offerte e ordini
  • Conferme d’ordine
  • Fatture
  • Storni

I tecnici sul campo devono essere dotati di una rappresentazione digitale nota anche come gemello digitale dell’informazione. Se per esempio, stanno eseguendo lavori di manutenzione e devono riparare o sostituire una pompa, il tecnico dovrà avere accesso ai documenti relativi alla pompa. Con una soluzione DMStec basta, ad esempio, un semplice clic per accedere ai documenti tramite l’apposita App.

  • Certificato di qualità
  • Istruzioni di montaggio
  • Istruzioni di messa in funzione
  • Specifiche
  • Documentazione
  • Bolla di consegna e istruzioni d’installazione
  • Contratto di manutenzione
  • Certificato di garanzia

La gestione dei documenti con PRO.FILE

Una nuova qualità della collaborazione basata sui documenti che va aldilà dei singoli reparti e delle fasi di vita del prodotto

  • Accesso rapido e guidato a tutti i documenti nella versione corretta
  • La visione specifica per ogni reparto e processo
  • Memorizzazione e archiviazione sicure e protette
  • Ciascun documento è presente solo una volta nel sistema (basta al caos generato da innumerevoli copie)
  • Tracciabilità e rispetto delle linee guida (ad es. mantenendo traccia degli iter seguiti)
  • Gemelli dell’informazione del prodotto completi e tracciabili

La gestione documentale (software DMS) in strutture tecniche complesse


La conoscenza delle dipendenze delle informazioni disponibili in azienda è la base per la digitalizzazione dei flussi di lavoro basati sui documenti.

Nel nostro nuovo Whitepaper imparerete come controllare in sicurezza i vostri documenti tecnici tramite processi di gestione del ciclo di vita dei prodotti e dei documenti.

Cosa dicono i nostri clienti

Un caso: Netzgesellschaft Düsseldorf mbH

In occasione della costruzione di un nuovo blocco della centrale della Netzgesellschaft Düsseldorf tutti i documenti relativi all’impianto dovevano essere disponibili in formato digitale e integrati in un nuovo sistema tecnico di gestione dei documenti. Il sistema tecnico di gestione dei documenti (DMStec) PRO.FILE di PROCAD riproduce l’intero impianto attraverso caratteristiche e metadati agganciando documenti all’identificativo di ciascun componente. La struttura viene generata in modo indipendente dal documento.

La riproduzione dei documenti con PRO.FILE in funzione della struttura della centrale nel funzionamento quotidiano è di enorme aiuto. Finora nei blocchi della nostra centrale non avevano mai sperimentato un’archiviazione gestita in modo strutturato e divisa per componenti. Grazie ai meccanismi di check-in/check-out con DMStec eliminiamo anche il rischio di lavorare con versioni obsolete.

Thomas Burg, direttore DMS e progettista E-CAD
alla Netzgesellschaft Düsseldorf


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