Collaborative PLM

Im technischen Unternehmen arbeiten heutzutage oft verteilte, spezialisierte Teams zusammen. Im Rahmen solcher Entwicklungsprozesse werden vertrauliche Dokumente von verschiedensten Partnern bearbeitet, die außerhalb der eigenen Unternehmensgrenzen agieren. Product Lifecycle Management (PLM-Lösung) muss aus diesem Grund als Gesamtlösung betrachtet werden – das Wesensmerkmal von Collaborative PLM. An den Schnittstellen sind professionelle Instrumente des Datenaustausches gefragt. Bislang waren E-Mail und FTP die am häufigsten genutzten Transportwege, haben jedoch deutliche Nachteile: E-Mail-Verkehr ist unsicher und für vertrauliche Dokumente wenig geeignet. Beim FTP-Transfer werden Dateiversionen unkontrolliert überschrieben, die Protokollierung ist unzureichend, ferner sind nur Up- und Download möglich. Im betrieblichen Umfeld hat man jedoch oft mit sehr großen Dateien zu tun, die zu teilen sind. Erforderlich sind außerdem Dokumentenverwaltung, -lenkung, Versionierung, Rechtevergabe und das Einrichten individueller Projekträume.

Datenaustauschplattformen wie Dropbox kommen ursprünglich aus dem privaten Bereich, bieten aber inzwischen oft eine professionelle Unternehmensvariante. Wenn auch dem Gedanken an vertrauliche Dokumente dort eher Rechnung getragen wird, in dem man verschiedene Datenräu-me für dedizierte Nutzergruppen einrichten kann, sind sie dennoch nicht auf die speziellen Anforderungen im technischen Umfeld zugeschnitten.

Sicherheit für vertrauliche Dokumente muss auf verschiedenen Ebenen stattfinden: sowohl während der Datenübertragung als auch bei der protokollierten Änderung von Dateien. Der größte Nachteil gängiger Datenaustauschplattformen besteht aber sicherlich darin, dass sie nicht in die bestehende Collaborative-PLM-Landschaft des Unternehmens eingebettet sind. Damit existiert nach wie vor ein Bruch zwischen den Systemlandschaften. Die Prozesse beim Austausch von und während der Arbeit an Konstruktionsplänen, CAD-Zeichnungen, Änderungsaufträgen, Ausschreibungen und sonstigen technischen Dokumenten sind nicht nahtlos miteinander verbunden.

Bild: PROOM Collaboration Suite – Der digitale Projektraum für technische Unternehmen

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Virtuelle Datenräume schaffen die Brücke für technische Unternehmen, kontrolliert auf Dateien zuzugreifen. Ein virtueller Datenraum ist eine digitale Plattform zum schnellen und sicheren Austausch von Informationen und zur Effizienzsteigerung des Informationsaustausches zwischen unterschiedlichen Projektmitgliedern. Geeignet sind solche Plattformen für den Einsatz in kommunikationsintensiven Prozessen, wie z.B. zwischen Konstruktionsabteilungen und externen (Entwicklungs-) Partnern. In solchen Entwicklungspartnerschaften geht es um kollaboratives Arbeiten, Ver-traulichkeit und Integration in bestehende Systeme. Die Anforderungen an den Informationsaustausch steigen durch die derzeit wachsende technische Komplexität. Externe Partner, Kunden oder Lieferanten auf der verlängerten Werkbank müssen konsequent und zuverlässig zusammenarbeiten können, ohne System- und Medienbrüche. An dieser Stelle setzen Dokumentenaustauschplattformen für professionelle Anwender an, indem sie Prozesse zwischen intern und extern miteinander verbinden. Über solche virtuellen Datenräume erfolgt der Dateiaustausch über System- und Unternehmensgrenzen sicher und nachvollziehbar.

Besonders in technischen Unternehmen herrschen bereits festgesetzte Strukturen, Abläufe und Freigabeprozesse vor, die ein virtueller Projektraum gut abbilden kann. Der Leiter eines digitalen Projektraums kann über ein ausgefeiltes Zugriffsberechtigungskonzept exakt steuern, welche Projektmitglieder wann was mit den Dokumenten tun dürfen. Über integrierte Monitoring-Funktionen sowie eine dedizierte Rechtevergabe an die Benutzer lassen sich alle Aktivitäten nachvollziehen. Durch das Synchronisieren von beispielsweise CAD-Daten oder technischen Spezifikationen über den Projektraum greifen Konstrukteure und Entwicklungspartner jederzeit auf die aktuellen Dateien zu. Da die Dateien nicht lokal, möglicherweise im E-Mail Posteingang eines Mitarbeiters, liegen, ist man durch einen virtuellen Projektraum unabhängig von den An-/ Abwesenheiten sowie dem Bearbeitungsstatus anderer Projektmitglieder. Außerdem wird durch die Sync-Funktion die Möglichkeit zur Offline-Bearbeitung der Dateien bereitgestellt.

Die virtuellen Projekträume von PROOM erlauben es den Projektbeteiligten, sich auf die Inhalte zu konzentrieren und nicht auf die Administration. So werden Projekte schneller und erfolgreicher durchgeführt und Compliance-Richtlinien eingehalten.

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Eine standortübergreifende Zusammenarbeit für Unternehmen, die ein PDM/PLM-System an mehreren Standorten einsetzen, lässt sie (wie bei PRO.FILE) über eine so genannte „Enterprise Transaction Orientated Replication“ (ETOR) ermöglichen. Global verteilten Teams steht damit eine skalierbare Collaborative PLM-Lösung zur Verfügung.

Dies ist angesichts der heutigen Praxis auch notwendig, da nicht mehr nur Großunternehmen, sondern auch mittelständische Fertiger im Maschinen- und Anlagenbau oder in der Automobilzulieferindustrie an international verteilten Standorten Konstruktion und Entwicklung durchführen. Diese Zusammenarbeit in weltweit verteilten Teams gilt es zu koordinieren, zu synchronisieren und einen schnellen Zugriff auf aktuelle Daten für alle Beteiligten zu ermöglichen.

ETOR löst dies über eine Replikation der Entwicklungsdaten. Das heißt, dass alle Daten an jedem Standort lokal bereitgestellt werden. Für die Bearbeitung von CAD-Daten, ihr Öffnen, Lesen, Anzeigen und Speichern, muss keine Übertragung zum zentralen Server aufgebaut werden. Moderne Datenbanktechnologie sorgt dafür, dass trotzdem dem Grundgedanken des Produktlebenszyklusmanagement (PDM/PLM-System) entsprochen wird, nach dem alle Anwender auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.

Mit einer performanten Datenbank kann jeder Standort mit einer eigenen Datenbasis arbeiten und zusätzlich alle CAD-Modelle und andere Entwicklungsunterlagen komplett lokal vorhalten. D.h. das Lesen, Anzeigen und Speichern finden stets vor Ort statt. Anschließend überträgt der lokale Server die Daten im Hintergrund an alle anderen Standorte. Diese gewinnen dadurch noch an Autonomie, denn wenn die Verbindung zum zentralen PLM-Server einmal unterbrochen ist, können sie trotzdem weiterarbeiten. Steht die Leitung wieder, gleichen Standorte und Zentrale die Daten automatisch ab.

Durch die Datenreplikation an verteilten Standorten wird die Entwicklungskollaboration in global verteilten Teams wesentlich vereinfacht. Voraussetzung ist stets eine zuverlässige Synchronisation zwischen zentraler Datenbasis und lokalen Änderungen. Ist dies der Fall, können verteilte Teams auch im Fall von Leitungsunterbrechungen weiterarbeiten, ohne die Datenintegrität des Gesamtsystems zu gefährden. Sie können ganze Baugruppen mit einem Klick austauschen – sicher, fehlerfrei und ohne Änderungskonflikte.

Eine Collaborative-PLM-Lösung soll firmenübergreifende Arbeitsabläufe sauber abbilden. Der Konstrukteur kann für jedes Produkt im PDM/PLM-System entsprechend der im CAD-System, z.B. AutoCAD, Autodesk Inventor, Creo, Solid Edge oder Solidworks, vorgegebenen Struktur Produktordner anlegen. Diese werden mit Zeichnungen, Stücklisten, technische Unterlagen, Berechnungen etc. gefüllt. Ein PLM-Bestellprozess startet dann üblicherweise mit einem Auftragseingang. Der Projektleiter legt den neuen Auftrag im ERP-System unter einer eindeutigen Nummer an, die anschließend automatisch an die PDM/PLM-Software mit den Metadaten des Auftrags (Kunde, Produkttyp und -nummer) übergeben wird. Dort wird ein Auftragsordner mit eben dieser Nummer angelegt. Der Konstrukteur erhält die Spezifikation des Auftrags, kopiert die Projektstruktur aus dem Produkt- in den Auftragsordner und füllt diesen anschließend mit Leben.

So sind im Produktordner stets die neuesten Stände der Zeichnungen dokumentiert, während im Auftragsordner dargestellt ist, was tatsächlich gebaut wurde. Ist der Auftrag fertig zusammengestellt, werden die Zeichnungen an die Fertigung übermittelt. Ein Verzeichnis im PDM/PLM-System hält die Fertigungsstände des Produktes fest. So wird der Nachweis erbracht, wann welche Zeichnung in welcher Version zum Kunden bzw. an die Fertigung geschickt wurde. Lückenlos kann das Unternehmen die gesamten Bestellprozesse vom Auftragseingang über die Konstruktion bis hin zur Fertigung belegen.

Hier erweist sich wiederum die Eigenschaft eines PDM/PLM-Systems als Product Data Backbone als unschätzbar, in dem es Aufgaben und Versionsstände von Dokumenten zu jedem Zeitpunkt eines Auftrags nachvollziehbar macht und archiviert. Dem Unternehmen gelingt es dadurch, seine Auftragsprozesse effizient abzuwickeln und dem Kunden termingerecht fertige Produkte auszuliefern. Ob die Beteiligten im Inland oder Ausland sitzen, ob es sich um lokale oder global verteilte Teams handelt, spielt an dieser Stelle keine Rolle.