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Em indústrias centradas em produtos, a questão do gerenciamento de documentos representa um desafio que deve ser coordenado entre departamentos e disciplinas. Hoje, os produtos e serviços técnicos precisam ser desenvolvidos de acordo com prazos cada vez mais rígidos. Em muitos casos, isso resulta em departamentos de desenvolvimento, produção e vendas trabalhando no mesmo produto sem trabalhar com as mesmas informações. O gerenciamento de documentos está diretamente ligado aos fluxos de trabalho e ao controle de documentos relacionados. Seus ambientes de trabalho orientados por projetos impõem requisitos específicos em sistemas de gerenciamento de documentos. Os documentos das diferentes disciplinas e departamentos devem ser reunidos e mantidos completos e sempre atuais.

Os ambientes altamente complexos encontrados em empresas centradas em produtos normalmente levam os sistemas convencionais de gerenciamento de documentos aos seus limites. Nessas empresas, as informações técnicas de produtos se deparam com uma infinidade de documentos técnicos, como desenhos, documentações de produtos e especificações. As informações que eles contêm são incorporadas em um contexto estrutural que não pode ser representado pelo simples armazenamento de documentos individuais. As informações que elas transmitem, por exemplo, solicitações de alteração, estão vinculadas a partes técnicas e a outras informações contidas em outros documentos, como documentações de produtos que não podem ser manipuladas em sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) convencionais.

Para esse campo de aplicação que gerencia documentos ao mesmo tempo em que os contextualiza com informações técnicas de produtos, por “surgiu um disciplina específica de DMS chamada DMStec” tornou-se conhecida. Os sistemas DMStec permitem que as empresas modelem formato das informações técnicas. Em combinação com sistemas de PLM, eles formam um Backbone de Dados do Produto, que, por sua vez, serve como base para a modelagem de fluxos de trabalho digitais..

Ao adotar uma abordagem DMStec, as empresas podem organizar suas informações de produtos de acordo com a estrutura e o controle do produto e gerenciar seus documentos de uma maneira que reflita seus fluxos de trabalho típicos. As informações estruturais de uma peça são normalmente criadas pela equipe de desenvolvimento de uma empresa e usadas pelos departamentos de produção e vendas. Os sistemas CAD, ERP, PLM e CRM, no entanto, raramente são projetados para suportar um modelo de armazenamento estruturado e gerenciado de forma consistente. Estruturas de pastas convencionais com grandes quantidades de dados não organizados não são todas adequadas para fornecer um backbone de dados do produto estruturado que permite que as empresas controlem suas versões, mecanismos de aprovação e trabalhos de integração.

Se, por exemplo, uma bomba tiver sido instalada em cinco locais diferentes em toda a fábrica, suas especificações também serão armazenadas em cinco locais diferentes dentro da estrutura de pastas. Se forem feitas alterações, as especificações precisarão ser atualizadas em cada um desses cinco locais. Pode-se usar tags e palavras-chave para mostrar que essas especificações são idênticas, mas, no entanto, não é possível estabelecer inequivocamente seu relacionamento com base apenas na tag de um documento. É somente observando a estrutura da planta, que não está intrinsecamente ligada a nenhum documento, que podemos discernir que é um e o mesmo documento. É por isso que os documentos técnicos pertencem à montagem correspondente de uma planta, assim como um arquivo de paciente. pertence a um paciente em particular.

A criação de estruturas de produtos segue os atributos técnicos de uma planta ou sua localização e pode haver várias estruturas que são completamente independentes umas das outras. Eles estabelecem relacionamentos e os documentos são armazenados dentro de seu contexto. Os links são usados para controlar fluxos de trabalho com base nesses relacionamentos e garantir que as mesmas informações sejam disponibilizadas e editáveis a partir de um único local.

Isso faz com que informações de produtos, fábricas ou objetos de infra-estrutura sejam gerenciados de maneira separada do próprio documento. Estruturas de produtos deslocam o foco das organizações de pastas orientadas ao sistema de arquivos para visões dinâmicas sobre um backbone de dados comum. Cada documento é armazenado em um único local, atribuído com informações específicas e incorporado a modelos que refletem seus relacionamentos lógicos. Isso significa que, em vez de ser armazenada em uma pasta específica, a estrutura da pasta serve apenas como uma maneira de visualizar (dinamicamente) o documento.

Nem sempre é produtivo ou eficaz disponibilizar todas as informações para todos. Departamentos individuais e colaboradores precisam de qualquer informação relevante para seu trabalho. As necessidades de informação podem diferir muito dependendo se você trabalha em desenvolvimento, processamento de pedidos, compras técnicas, serviços ou gerenciamento. Com o DMStec, torna-se possível atribuir cada função na empresa um acesso específico das informações e documentos relevantes, garantindo que cada arquivo seja gerenciado apenas uma vez dentro do Backbone de Dados do Produto fornecido pelo sistema de gerenciamento de documentos..

Visões diferentes: desenvolvimento, design, fabricação e montagem

Os departamentos de projetos precisam acessar sua visão de desenhos nativos, modelos CAD, planos de fiação ou layouts PCB de um componente. Eles passam a maior parte do tempo trabalhando com ferramentas CAD e CAE. Os documentos que fazem parte de suas rotinas diárias, entretanto, diferem muito daqueles usados no chão de fábrica ou no processo de montagem. Aqui, eles se concentram em documentos como desenhos como vistas explodidas em formato PDF ou como modelos simplificados em formato JT, roteiros ou relatórios de montagem e produção. Equipes de projetos e desenvolvimento precisam acessar diferentes documentos do que seus colegas na fabricação e montagem.

A visão de gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto que supervisionam a entrega atempada dos sistemas de um cliente certamente também precisam acessar alguns dos documentos criados pelos departamentos de desenvolvimento, mas não precisam entrar em todos os detalhes técnicos. Eles também criam seus próprios documentos, como atas de reunião, planos de recursos e cálculos, e armazenam a correspondência do cliente em arquivos que fornecem trilhas de auditoria completas. Os gerentes de projeto precisam de uma visão geral e montar sua própria visualização destes documentos.

A visão de vendas e suprimentos

As equipes de vendas precisam ter acesso a todos os contratos, correspondências e reclamações relacionadas a um produto. Eles também exigirão acesso a documentos mais técnicos, como fotos de uma peça de maquinário ou modelos 3D, para compartilhar com outros clientes como referências. Além disso, os representantes de vendas também vão querer examinar os documentos de processamento de pedidos da empresa periodicamente. Tudo isso define sua própria visão específica.

A visão contábil e financeira 

Departamentos comerciais também trabalham com documentos muito específicos. Um exemplo é a produção sob encomenda: Aqui, o departamento de contabilidade é o local central onde todos os lances, pedidos, confirmações de pedidos e faturas referentes, por exemplo, a um equipamento vendido, juntamente com quaisquer documentos detalhando serviços de projeto de projeto e peças adquiridas instaladas na fábrica ou na máquina se reúnem. Cada um desses documentos está relacionado aos componentes individuais encontrados na estrutura do produto. Os compradores não precisam saber todos os detalhes sobre uma máquina, mas precisam ter uma rápida compreensão de quaisquer peças de reposição que precisem ser solicitadas para corrigir uma falha e devem ser capazes de fazê-lo escolhendo a peça de melhor qualidade em um custo razoável e com o menor prazo de entrega. Consequentemente, eles também exigem acesso a documentos técnicos. Além disso, os departamentos comerciais precisam ter um sistema de arquivamento que lhes permita manter trilhas de auditoria completas..

A visão de serviço e manutenção

O ciclo de vida de um equipamento é iniciado assim que é instalado e colocado em operação no cliente. A chave para a operação ideal e a satisfação do cliente, no entanto, está na manutenção preventiva e reparos necessários no caso de falhas. Os técnicos de campo precisam receber um arquivo digital – também conhecida como o gêmeo da informação digital – das máquinas em que estão trabalhando. Se, por exemplo, eles estão realizando trabalhos de manutenção e têm a tarefa de consertar ou substituir uma bomba, eles não podem fazê-lo sem saber com qual bomba específica estão lidando. Quanto isso custou? Quem era a pessoa de contato do lado do fornecedor? Ainda está na garantia? Onde posso encontrar o manual de instalação? Há algum tutorial em vídeo que eu possa usar? Algumas dessas informações estão contidas na fatura armazenada nos sistemas ERP ou SCM e algumas delas são armazenadas em locais completamente diferentes. Com uma solução DMStec, basta um clique para fornecer aos engenheiros de manutenção informações consistentes e completas, sem redundâncias..

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A revisão geral permanece

Isso mostra que os modernos sistemas DMStec permitem acessos diferentes para atender às demandas e exigências dos vários departamentos de uma empresa. Mas nada disso seria tecnicamente viável sem o Backbone de dados do produto. Consequentemente, não se pode existir sem o outro. O Backbone de dados do produto é a única maneira de estabelecer as diversas relações entre estruturas de produtos, documentos relacionados ao produto e as informações que eles contêm. O exemplo a seguir ilustrará por que essa visão geral no contexto de acessos individuais é tão importante: a realização de chamadas de serviço no local geralmente não faz parte do processo de engenharia do produto. Se, no entanto, um defeito inerente ao produto for descoberto durante uma chamada de serviço, essa informação deverá ser relatada novamente no acesso dos departamentos de desenvolvimento, projeto e fabricação. O Backbone de dados do produto, através de suas conexões com o sistema de gerenciamento de serviços de campo, informa aos profissionais envolvidos no processo que uma peça ou componente requer modificações.

A documentação completa e, portanto, o gerenciamento de documentos fazem parte de todos os produtos técnicos. Os fabricantes são legalmente obrigados a fornecer informações sobre todos os detalhes sobre como seu produto é construído e como os componentes individuais são estruturalmente interconectados. A documentação completa de um produto deve ser gerada em conjunto durante todo o seu processo de desenvolvimento e fabricação.

Nas empresas centradas no produto, as ofertas, as ordens e as confirmações de pedidos, por exemplo, geralmente servem para determinar as estruturas iniciais do projeto dentro do sistema ERP. Eles geralmente fazem referência a um sistema padronizado que precisa ser adaptado aos requisitos específicos do projeto do cliente. Idealmente, essa estrutura é transferida para a solução DMStec, onde é criado um arquivo vazio para servir o arquivo máquina / ciclo de vida da planta. Ao longo da criação do produto, ele será preenchido com dados fornecidos pelo projeto mecânico (modelos CAD, desenhos, BOMs de engenharia), projeto elétrico (diagrama de circuito, layouts PCB, folhas de dados externas), planejamento de projeto (especificações, contratos, desenhos de clientes, folhas de dados de produção, correspondência por e-mail), equipes de garantia de qualidade (relatórios de lançamento) e de serviço (relatórios de serviço). Posteriormente, os documentos são disponibilizados automaticamente para fins de gerenciamento de produtos, como manufatura, manutenção, serviço e reparo e atendimento ao cliente. É assim que um gêmeo digital de uma máquina ou produto é criado, cujo ciclo de vida inteiro pode ser facilmente rastreado em todas as áreas, departamentos e locais..

Image: Digital document management and control from product engineering to ongoing service

Integração profunda com sistemas de criação aumenta a qualidade dos dados de uma solução DMS^tec

A qualidade de uma solução DMStec bem ajustada também é determinada pela sua adequação para integração com importantes sistemas de autoria. Se, por exemplo, o sistema DMStec for capaz de reconhecer e-mails como “correspondência”, ele lerá automaticamente metadados importantes, como linha de assunto, destinatário e remetente. Ele identificará imediatamente as duplicatas, o que significa que, mesmo que um email tenha sido enviado para dez destinatários diferentes, ele será armazenado apenas uma vez no sistema..

Integrações bidirecionais com sistemas de criação também garantem a transferência automatizada de informações de projeto e item em documentos relevantes. Como resultado, uma solicitação de alteração de engenharia não é apenas vinculada ao item em questão e visível para todos os envolvidos, o sistema também lerá automaticamente o número do item, o número do projeto, o autor, etc., independentemente do sistema em que essas informações é originalmente mantido. Colocando essas informações integradas ao sistema, as empresas podem criar um processo de engenharia de produtos realmente perfeito. A automação reduz o tempo e o esforço e reduz a taxa de erro.